top of page

Processkrav 4

Här förklarar vi vad som avses med att förhindra och begränsa negativ påverkan kopplad till er. Vi beskriver ansvaret och behovet av att använda ert inflytande genom bland annat leverantörsbedömningar, upprättande av åtgärdsplaner och vidareförmedling av kraven.

Utdrag ur kontraktsvillkoret

Leverantören ska använda sitt inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till leverantörens verksamhet genom att

a) bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena i Uppförandekod för leverantörer och processen för tillbörlig aktsamhet med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,

b) upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,   

c) skriftligen vidareförmedla åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2) till riskleverantörer,  

d) ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna (punkt 4.3) samt

e) säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.

Ni kan vara inblandade i negativ påverkan antingen genom er egen verksamhet eller genom leverantörer och andra parter som är kopplade till er verksamhet, såsom säkerhetsstyrkor.

"Koppling" definieras av förhållandet mellan den negativa påverkan och er verksamhet, genom leverantörer och andra parter. "Koppling" definieras inte av direkta avtalsförhållanden, till exempel direct sourcing. Ni är därför kopplade till all negativ påverkan i leveranskedjan.

Exempel på koppling

  • Ett företag säljer bärbara datorer från ett varumärke vars tillverkare köper kobolt som bryts av barnarbetare.

  • Ett företag säljer skjortor med broderade etiketter, vars sömnadsprocess tillverkaren har outsourcat till barnarbetare i hem.

  • Ett företag säljer bananer odlade med bekämpningsmedel, vilket påverkar det omgivande samhällets vattenförsörjning såväl som fertiliteten hos arbetarna.

Om ni är kopplade till negativ påverkan har ni inte själva ansvar för påverkan: det ansvaret ligger hos den leverantör eller part som orsakar eller bidrar till skadan.

Ni har dock ett ansvar att använda ert inflytande för att få den part som orsakar eller bidrar till den negativa påverkan att upphöra med, förhindra eller begränsa den.

 

Definition av inflytande

 

Inflytande anses föreligga när ni har förmågan att ändra de felaktiga metoderna hos den enhet som orsakar skadan. 

Vad som är ett lämpligt tillvägagångssätt för att använda inflytande beror på graden av inflytande ni har över den leverantör eller part som orsakar skadan, påverkan i fråga och andra kännetecken som är specifika för branschen och/eller affärsförhållandet. Graden av inflytande kan också påverkas av faktorer som er grad av direkt kontroll över leverantören eller parten, hur stor del av affären som ni representerar för leverantören och ert marknadsinflytande i allmänhet.

Nedan följer exempel på hur ni kan använda ert inflytande:

  • Vidareförmedla åtagandena genom avtalsskrivningar, uppförandekoder etc.

  • Vidareförmedla processen för tillbörlig aktsamhet genom avtalsskrivningar, uppförandekoder etc.

  • Ålägga leverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna

  • Köpa certifierade produkter

  • Stötta eller samarbeta med leverantörer i deras framtagande av åtgärdsplaner

  • Följa upp leverantörers åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan

  • Föra dialog med leverantörer genom brev, e-post, telefonsamtal eller personliga möten

  • Kapacitetsutveckla leverantörer genom utbildningar, uppgraderingar av ledningssystem, inrättande av klagomålsmekanismer, tillhandahållande av personlig skyddsutrustning etc.

  • Garantera fortsatta inköp eller långsiktiga kontrakt om leverantörer förbättrar sitt hållbarhetsarbete

  • Underlätta tillgången till finansiering för leverantörer för genomförande av åtgärdsplaner, genom direktfinansiering, lån med låg ränta etc.

  • Samarbeta med andra köpare för att förbättra leverantörers hållbarhetsarbete, genom branschorganisationer och flerpartsinitiativ

  • Underlätta leverantörers deltagande i branschinitiativ, branschöverskridande initiativ eller regionala initiativ med fokus på att förhindra och begränsa negativ påverkan

 

Samarbeta med lokala eller centrala myndigheter för att förbättra leverantörers hållbarhetsarbete genom lagar och förordningar, tillsyn (t.ex. arbetsmiljöinspektioner), sanktioner osv. Om ni saknar inflytande ska ni överväga sätt att bygga inflytande, genom exempelvis långsiktiga relationer, kommersiella incitament, uppsökande verksamhet gentemot ledningar, samarbete med andra aktörer och köpare, eller genom samarbete med regeringar.

 

a) Bedöma riskleverantörer

Ni ska bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna. Detta innebär att leverantörsbedömningar ska omfatta:

  • faktisk och potentiell negativ påverkan som orsakats eller bidragits till av riskleverantören (t.ex. osäker hantering av kemikalier, betalning av mutor till tjänstemän)

  • riskleverantörens kapacitet och vilja att iaktta tillbörlig aktsamhet

  • lämpligheten av den tillbörliga aktsamhet som utförs, inbegripet de åtgärder som riskleverantören genomför för att förhindra och begränsa negativ påverkan.

 

Detta gäller om kontraktsvillkoret används på avancerad nivå. Om det används på basnivå finns det inget krav på att bedöma riskleverantörer utifrån processen för tillbörlig aktsamhet.

  • Then you carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is performed and what type of actor in the chain performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the countries in question where the work is carried out, i.e. both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point di process requirement 2 )

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver hur ni avgör om ni orsakar, bidrar till eller är kopplade till negativ påverkan.

  • Processdokument som beskriver leverantörsbedömningarna.

  • Leverantörsbedömningar för stickprovsprodukter, där ansvaret har definierats.

  • Självskattningar av leverantörer, för stickprovsprodukter.

  • Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.

  • Rapporter från flerpartsinitiativ, för stickprovsprodukter.

b) Upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer

Ni ska upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats. Vilka åtgärder som behövs beror på den negativa påverkan i fråga. Det är dock viktigt att de riktar in sig på grundorsaken till problemet. För att förhindra oskälig övertid räcker det inte att kräva att användningen upphör. Det är också nödvändigt att undersöka den bakomliggande orsaken. Tvingas arbetarna att arbeta övertid? Väljer de att göra det på grund av låga löner? Finns det andra skäl? På så sätt kan ni ta itu med grundorsaken.

Beroende på ert inflytande och relation till riskleverantören kan åtgärdsplanerna antingen vara interna dokument som styr beslutsfattandet eller upprättas i samråd med riskleverantörer. De ska beskriva era åtgärder samt era förväntningar på riskleverantörer.

Åtgärdsplanerna ska vara dokumenterade, meddelas den berörda parten och innehålla följande:

  • Föreslagna åtgärder, dvs. beskrivningar av hur ni och/eller riskleverantören avser att förhindra och begränsa den negativa påverkan, inklusive den identifierade grundorsaken

  • Tidsramar, dvs. datum för när åtgärderna senast ska ha genomförts.

  • Ansvariga personer, dvs. de personer som ansvarar för genomförandet av åtgärderna

 

Det är dock viktigt att notera att ni endast bör gå in i affärsförhållanden om ni bedömer att ni kommer att kunna använda ert inflytande för att förhindra och begränsa negativ påverkan.

  • Then you carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is performed and what type of actor in the chain performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the countries in question where the work is carried out, i.e. both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point di process requirement 2 )

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver hur ni arbetar med åtgärdsplaner, inklusive prioritering av risker.

  • Åtgärdsplaner för stickprovsprodukter.

c) Vidareförmedling av åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet

Ni ska skriftligen vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer. De vanligaste metoderna för vidareförmedling är avtalsskrivningar och undertecknande av uppförandekoder. Dokumenten ska vara skrivna på ett språk riskleverantören förstår. Ibland kan det även vara lämpligt att vidareförmedla åtagandena på lokala språk, om de är kopplade till en klagomålsmekanism.

 

Vägledning processkrav 6

 

Genom att kräva vidareförmedling av inte bara åtagandena utan också processen för tillbörlig aktsamhet, kan upphandlande organisationer ”kaskadera” både åtagandena och den tillbörliga aktsamheten i leveranskedjan. Detta innebär också att riskleverantörer är skyldiga att fortsätta vidareförmedla, eftersom detta är del av den tillbörliga aktsamheten.

Detta dubbla krav gäller dock endast om kontraktsvillkoret används på avancerad nivå. Om det används på basnivå, är ni endast skyldiga att vidareförmedla åtagandena.

  • Then you carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is performed and what type of actor in the chain performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the countries in question where the work is carried out, i.e. both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point di process requirement 2 )

c) Ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna

Ni ska ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna (punkt 4.3). Detta krav kommer att anpassas i varje upphandling beroende på varje branschs komplexitet och mognad.

Transparens i leveranskedjan

Att ålägga riskleverantörer att vara transparenta med leveranskedjorna leder till bättre riskbedömningar och begränsning av risker över tid. Informationen blir också allt viktigare för upphandlande organisationer, som har sanktioner och andra regleringar att följa. Ni kan dock använda befintliga transparenssystem för att minska eventuella onödiga bördor.

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver vidareförmedlingen av åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.

  • Formella avtal som innehåller både åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, för stickprovsprodukter.

  • Undertecknade uppförandekoder, för stickprovsprodukter.

  • Om ni är del av ett flerpartsinitiativ, en jämförelse av initiativet med åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, samt en beskrivning av hur ni arbetar inom det för att revidera det, vid behov.

  • Om ni säljer varor från ett multinationellt varumärke som inte undertecknar er uppförandekod, en jämförelse av varumärkets policyer och processer med åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, samt en åtgärdsplan beroende på eventuella avvikelser och graden av inflytande.

  • Undertecknade hållbarhetsintyg, för stickprovsprodukter.

Mallar för processkrav 4

bottom of page