top of page

Processkrav 5 - Följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan

Här förklarar vi vad som avses med att följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan. Vi beskriver vad vi menar med att följa upp åtgärdsplaner, med att samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare samt med att hantera avvikelser.

Utdrag ur kontraktsvillkoret

​

Leverantören ska följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan genom att

a) följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,  

b) samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer,

c) samt hantera avvikelser.

Uppföljning behövs för att utvärdera era åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Den vanligaste uppföljningsmetoden är periodiska interna eller externa granskningar eller revisioner, men det finns också andra metoder som ursprungsverifiering, öppen data eller statliga databaser.

 

Ursprungsverifiering används för att verifiera var en viss råvara kommer ifrån. Metoden bygger på analyser av isotoper och är särskilt användbar för råvaror som kött, bomull och trä.

 

Öppen data kan vara allt från inlägg på sociala medier och andra plattformar, där rättighetshavare skriver om de risker de utsätts för på jobbet eller i samhället, till offentliga handlingar publicerade av myndigheter. Analyserna kan göras manuellt eller med hjälp av artificiell intelligens.

​

När det gäller statliga databaser är två särskilt användbara:

  • USA:s tull- och gränsmyndighet fattar beslut om så kallade Withhold Release Orders, det vill säga importförbud, när de anser att det finns tillräckliga bevis för tvångsarbete i tillverkningen av en viss produkt. Besluten sammanställs på deras hemsida.

 

U.S. Customs and Border Protection – Withhold Release Orders 

​

  • USA:s värdepappers- och börsmyndighets databas innehåller information om smältverk och raffinörer för 3TG-leveranskedjorna (tenn, volfram, tantal och guld) för företag registrerade på amerikanska börsen. Dessa företag är skyldiga att rapportera om sitt arbete för att minska riskerna i leveranskedjorna för dessa mineraler, enligt Dodd-Frank Act.

 

U.S. Securities and Exchange Commission

​

a) Följa upp åtgärdsplaner

​

Ni ska följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats. 

  • Så genomför ni en riskanalys
    Steg 1: Kartläggning av leveranskedjan Det första steget i en riskanalys består av att kartlägga leveranskedjan för att ta reda på dess struktur. Detta omfattar att identifiera i vilka länder arbetet utförs, och om möjligt även i vilka regioner. Detta är särskilt relevant om arbetet utförs i någon region som är känd för att ha höga risker. Inom vissa branscher som livsmedel, textilier och IT finns mycket information. För andra branscher som läkemedel är däremot transparensen låg. För att få fram den här informationen kan ni fråga kategoriansvarig, kategoriråden, ställ frågor till leverantörer, ta reda på importdata, läs revisionsrapporter och marknadsanalyser för specifika branscher . Det är också viktigt att identifiera vad för typ av arbete som utförs och vilken typ av aktör i kedjan som utför det. Handlar det exempelvis om en bransch som kännetecknas av låga löner och hälsofarliga processer? Består arbetsstyrkan av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex med många underleverantörsled och bristande transparens? Den här typen av information är viktig då både geografiska risker, branschrisker och produktrisker behöver beaktas. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor När ni har kartlagt ursprung och leveranskedjan är nästa steg att samla information om situationen för mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik i de aktuella länderna där arbetet utförs, det vill säga både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror.  För detta behöver ni vända er till trovärdiga och oberoende källor såsom internationella organisationer, myndigheter, frivillig- och civilsamhällesorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget handlar om att bedöma vilken faktisk och potentiell negativ påverkan leveranskedjan är förenad med, utifrån den information som har sammanställts i steg 1 och 2. Detta för att kunna avgöra vilka konkreta åtgärder som behöver vidtas för att hantera riskerna. Ofta har flera risker identifierats och för att prioritera dem behöver ni göra en allvarlighetsbedömning. De mest betydande riskerna prioriteras utifrån sannolikhet och allvarlighet (läs mer under punkt d i processkrav 2)

Förslag på verifikat​

​

  • Processdokument som beskriver uppföljningen.

  • Rapporter från interna granskningar eller tredjepartsgranskningar.

  • Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.

  • Självskattningar av leverantörer, för stickprovsprodukter.

  • Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.

  • Rapporter från flerpartsinitiativ, för stickprovsprodukter.

  • Ursprungsverifiering, öppen data, myndighetsdatabaser m.m.

b) Samråda med rättighetshavare

​

Ni ska samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, samt i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer.

​

Ni måste förstå farhågorna hos dem som kan beröras av negativ påverkan i er egen verksamhet och i era leveranskedjor. Kravet på meningsfulla samråd finns dock endast i förhållande till rättighetshavare som berörs av er egen verksamhet. Detta innebär att dessa samråd ska kännetecknas av tvåvägskommunikation, god tro, lyhördhet och att de ska vara pågående. I detta ligger en beredskap från er sida att hantera negativ påverkan som ni orsakar eller bidrar till, och att följa upp genomförandet av överenskomna åtaganden. 

 

Samråd i riskleverantörers leveranskedjor krävs endast i den mån det är möjligt. Revisioner tar vanligtvis hänsyn till rättighetshavares synpunkter, men intervjuerna med arbetstagare uppfyller sällan kravet på meningsfulla samråd. Detta är en av anledningarna till att kravet på samråd inte är lika strikt när det gäller riskleverantörers leveranskedjor. Det kan också vara svårt för små och medelstora företag att intervjua arbetstagare på egen hand på avlägsna platser.

​

Samråda med rättighetshavare och hämta information 

Förslag på verifikat​

​

  • Processdokument som beskriver samråden med rättighetshavare i uppföljningen av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, och hur dessa uppfyller kravet på "meningsfulla" samråd.

  • Processdokument som beskriver samråden med rättighetshavare i uppföljningen av åtgärdsplaner för riskleverantörer.

  • Mötesprotokoll från sociala dialoger, utfrågningar och andra förfaranden, för stickprovsprodukter.

  • Resultat från program för att fånga upp arbetares röster och/eller enkäter, för stickprovsprodukter.

  • Revisionsrapporter där samråden beskrivs, för stickprovsprodukter.

c) Hantera avvikelser

​

Ni ska hantera avvikelser.

 

Syftet med att kräva att ni ska hantera avvikelser är att säkerställa att ni har processer på plats för avvikelsehantering, oavsett om ni har orsakat, bidragit till eller är kopplade till negativ påverkan.

 

Alla avvikelser från åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet ska åtgärdas. Allvarliga avvikelser bör också eskaleras till ert generella avvikelsehanteringssystem. Detta för att säkerställa att de hanteras på högsta ledningsnivå.

Förslag på verifikat​

​

  • Processdokument som beskriver avvikelsehanteringen.

  • Skärmdumpar eller utskrifter från avvikelsehanteringssystem.

  • Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.

  • Mötesprotokoll där avvikelser har hanterats.

bottom of page