top of page

Processkrav 5 - Följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan

Här förklarar vi vad som avses med att följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa negativ påverkan. Vi beskriver vad vi menar med att följa upp åtgärdsplaner, med att samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare samt med att hantera avvikelser.

Utdrag ur kontraktsvillkoret

Leverantören ska följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan genom att

a) följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,  

b) samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer,

c) samt hantera avvikelser.

Uppföljning behövs för att utvärdera era åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Den vanligaste uppföljningsmetoden är periodiska interna eller externa granskningar eller revisioner, men det finns också andra metoder som ursprungsverifiering, öppen data eller statliga databaser.

 

Ursprungsverifiering används för att verifiera var en viss råvara kommer ifrån. Metoden bygger på analyser av isotoper och är särskilt användbar för råvaror som kött, bomull och trä.

 

Öppen data kan vara allt från inlägg på sociala medier och andra plattformar, där rättighetshavare skriver om de risker de utsätts för på jobbet eller i samhället, till offentliga handlingar publicerade av myndigheter. Analyserna kan göras manuellt eller med hjälp av artificiell intelligens.

När det gäller statliga databaser är två särskilt användbara:

  • USA:s tull- och gränsmyndighet fattar beslut om så kallade Withhold Release Orders, det vill säga importförbud, när de anser att det finns tillräckliga bevis för tvångsarbete i tillverkningen av en viss produkt. Besluten sammanställs på deras hemsida.

 

U.S. Customs and Border Protection – Withhold Release Orders 

  • USA:s värdepappers- och börsmyndighets databas innehåller information om smältverk och raffinörer för 3TG-leveranskedjorna (tenn, volfram, tantal och guld) för företag registrerade på amerikanska börsen. Dessa företag är skyldiga att rapportera om sitt arbete för att minska riskerna i leveranskedjorna för dessa mineraler, enligt Dodd-Frank Act.

 

U.S. Securities and Exchange Commission

a) Följa upp åtgärdsplaner

Ni ska följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats. 

  • How to carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is carried out and what type of actors in the supply chain that performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the relevant countries where the work is carried out, that is, both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point d in process requirement 2 )

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver uppföljningen.

  • Rapporter från interna granskningar eller tredjepartsgranskningar.

  • Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.

  • Självskattningar av leverantörer, för stickprovsprodukter.

  • Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.

  • Rapporter från flerpartsinitiativ, för stickprovsprodukter.

  • Ursprungsverifiering, öppen data, myndighetsdatabaser m.m.

b) Samråda med rättighetshavare

Ni ska samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, samt i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer.

Ni måste förstå farhågorna hos dem som kan beröras av negativ påverkan i er egen verksamhet och i era leveranskedjor. Kravet på meningsfulla samråd finns dock endast i förhållande till rättighetshavare som berörs av er egen verksamhet. Detta innebär att dessa samråd ska kännetecknas av tvåvägskommunikation, god tro, lyhördhet och att de ska vara pågående. I detta ligger en beredskap från er sida att hantera negativ påverkan som ni orsakar eller bidrar till, och att följa upp genomförandet av överenskomna åtaganden. 

 

Samråd i riskleverantörers leveranskedjor krävs endast i den mån det är möjligt. Revisioner tar vanligtvis hänsyn till rättighetshavares synpunkter, men intervjuerna med arbetstagare uppfyller sällan kravet på meningsfulla samråd. Detta är en av anledningarna till att kravet på samråd inte är lika strikt när det gäller riskleverantörers leveranskedjor. Det kan också vara svårt för små och medelstora företag att intervjua arbetstagare på egen hand på avlägsna platser.

Samråda med rättighetshavare och hämta information 

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver samråden med rättighetshavare i uppföljningen av åtgärdsplaner för den egna verksamheten, och hur dessa uppfyller kravet på "meningsfulla" samråd.

  • Processdokument som beskriver samråden med rättighetshavare i uppföljningen av åtgärdsplaner för riskleverantörer.

  • Mötesprotokoll från sociala dialoger, utfrågningar och andra förfaranden, för stickprovsprodukter.

  • Resultat från program för att fånga upp arbetares röster och/eller enkäter, för stickprovsprodukter.

  • Revisionsrapporter där samråden beskrivs, för stickprovsprodukter.

c) Hantera avvikelser

Ni ska hantera avvikelser.

 

Syftet med att kräva att ni ska hantera avvikelser är att säkerställa att ni har processer på plats för avvikelsehantering, oavsett om ni har orsakat, bidragit till eller är kopplade till negativ påverkan.

 

Alla avvikelser från åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet ska åtgärdas. Allvarliga avvikelser bör också eskaleras till ert generella avvikelsehanteringssystem. Detta för att säkerställa att de hanteras på högsta ledningsnivå.

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver avvikelsehanteringen.

  • Skärmdumpar eller utskrifter från avvikelsehanteringssystem.

  • Åtgärdsplaner med genomförda åtgärder.

  • Mötesprotokoll där avvikelser har hanterats.

bottom of page