Genomför upphandlingen
Här får ni hjälp med att avgöra när ni ska använda kraven på tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor. Ni får även hjälp med att komplettera och färdigställa villkoret avseende transparens i leveranskedjorna och hur ni ska begära information om sluttillverkningsland samt hur ni kan informera leverantörerna om vad kontraktsvillkoret innebär.
Inledning
​
Upphandlingsdokumenten ska innehålla all relevant information för att leverantörer ska kunna lämna anbud. När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att annonsera upphandlingen så att leverantörer får vetskap om den och kan lämna anbud.
Det här steget handlar om att:
Fastställa nivån på kontraktsvillkoret
​
Kontraktsvillkoren för Tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor ska alltid användas i upphandlingar som omfattar regionernas nationellt prioriterade inköpskategorier.
Kontraktsvillkoren är ett särskilt kontraktsvillkor. Särskilda kontraktsvillkor är det som i upphandlingslagarna definieras som särskilda villkor för fullgörande av kontrakt respektive särskilda villkor för fullgörande av koncessioner. Detta innebär att det inte behöver vara uppfyllt när leverantören lägger sitt anbud. Istället ska det uppfyllas då kontraktet fullgörs. Om inget annat anges träder det i kraft när kontraktet börjar löpa.
​
Villkoret kan även användas i upphandlingar av andra kategorier där riskerna bedöms som höga. För övriga kategorier tillhandahåller Upphandlingsmyndigheten kontraktsvillkor på basnivå. Basnivån finns tillgänglig i Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst.
​
Kontraktsvillkoren för hållbara leveranskedjor åtföljs av regionernas gemensamma Uppförandekod för leverantörer som syftar till att säkerställa att leverantörer fullgör kontrakt i enlighet med mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik (hållbara leveranskedjor). Uppförandekoden grundar sig på internationella ramverk, konventioner och deklarationer.
​
Komplettera och färdigställa kontraktsvillkoret
​
Kontraktsvillkoret ska kompletteras och färdigställas av dig som upphandlare. De uppgifter i kontraktsvillkoren som behöver kompletteras är markerade med hakparantes, till exempel [den upphandlande organisationen]. När kontraktsvillkoret är färdigställt ska det införas i sin helhet i upphandlingsdokumenten för att upprätthålla transparensprincipen.
Begära information om sluttillverkningsland i prislistor
​
Säkerställ också att prislistor och statistik innehåller information om sluttillverkningsland och om möjligt även ort. Detta är viktigt både ur ett hållbarhetsperspektiv och ett försörjningsperspektiv.
Vid kontorsrevision kontrolleras tillämpningen av policyer och processer utifrån stickprov. När ni väljer stickprov är det viktigt att utgå från en analys av vilka produkter som har störst risk för negativ påverkan på människor och miljö. För att kunna göra det behöver ni information om sluttillverkningsland och detta bör därför ingå i prislistor.
​
Vid hantering av allvarliga avvikelser underlättar det också om ni redan från början vet vilka leverantörer som har tillverkning i ett visst land eller en viss region. Då kan uppföljningen rikta in sig på dem.
Naturkatastrofer och konflikter kan därtill störa leveransen av varor. Om ni vet var sluttillverkningen sker kan ni snabbt fråga leverantörerna om de förutser några förseningar i leveranserna.
Informera leverantörerna om vad kontraktsvillkoret innebär
​
När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att annonsera upphandlingen. I samband med annonseringen behöver ni informera leverantörerna om vad kontraktsvillkoret innebär. Det gäller såväl Uppförandekoden för leverantörer som processen för tillbörlig aktsamhet. Hänvisa gärna till hela den här vägledningen när ni informerar leverantörerna.
​