top of page

Genomför upphandlingen

Här får ni hjälp med att avgöra när ni ska använda kraven på tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor. Ni får även hjälp med att komplettera och färdigställa villkoret avseende transparens i leveranskedjorna och hur ni ska begära information om sluttillverkningsland samt hur ni kan informera leverantörerna om vad kontraktsvillkoret innebär.

Inledning

Inledning

Upphandlingsdokumenten ska innehålla all relevant information för att leverantörer ska kunna lämna anbud. När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att annonsera upphandlingen så att leverantörer får vetskap om den och kan lämna anbud. 

 

Det här steget handlar om att:

Fastställa nivån på kontraktsvillkort

Fastställa nivån på kontraktsvillkoret 

Kontraktsvillkoren för Tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor ska alltid användas i upphandlingar som omfattar regionernas nationellt prioriterade inköpskategorier.

 

Kontraktsvillkoren är ett särskilt kontraktsvillkor. Särskilda kontraktsvillkor är det som i upphandlingslagarna definieras som särskilda villkor för fullgörande av kontrakt respektive särskilda villkor för fullgörande av koncessioner. Detta innebär att det inte behöver vara uppfyllt när leverantören lägger sitt anbud. Istället ska det uppfyllas då kontraktet fullgörs. Om inget annat anges träder det i kraft när kontraktet börjar löpa. 

Villkoret kan även användas i upphandlingar av andra kategorier där riskerna bedöms som höga. För övriga kategorier tillhandahåller Upphandlingsmyndigheten kontraktsvillkor på basnivå. Basnivån finns tillgänglig i Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst.

Kontraktsvillkoren för hållbara leveranskedjor åtföljs av regionernas gemensamma Uppförandekod för leverantörer som syftar till att säkerställa att leverantörer fullgör kontrakt i enlighet med mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik (hållbara leveranskedjor). Uppförandekoden grundar sig på internationella ramverk, konventioner och deklarationer.

Grunden för uppförandekoden

  • How to carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is carried out and what type of actors in the supply chain that performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the relevant countries where the work is carried out, that is, both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point d in process requirement 2 )
Kompettera och färdigställa kontraktsvillkoret

Komplettera och färdigställa kontraktsvillkoret  

Kontraktsvillkoret ska kompletteras och färdigställas av dig som upphandlare. De uppgifter i kontraktsvillkoren som behöver kompletteras är markerade med hakparantes, till exempel [den upphandlande organisationen]. När kontraktsvillkoret är färdigställt ska det införas i sin helhet i upphandlingsdokumenten för att upprätthålla transparensprincipen.

  • How to carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is carried out and what type of actors in the supply chain that performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the relevant countries where the work is carried out, that is, both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point d in process requirement 2 )
Begära informatio om sluttillverkningsland i prislistor

Begära information om sluttillverkningsland i prislistor 

Säkerställ också att prislistor och statistik innehåller information om sluttillverkningsland och om möjligt även ort. Detta är viktigt både ur ett hållbarhetsperspektiv och ett försörjningsperspektiv.

 

Vid kontorsrevision kontrolleras tillämpningen av policyer och processer utifrån stickprov.  När ni väljer stickprov är det viktigt att utgå från en analys av vilka produkter som har störst risk för negativ påverkan på människor och miljö. För att kunna göra det behöver ni information om sluttillverkningsland och detta bör därför ingå i prislistor. 

Vid hantering av allvarliga avvikelser underlättar det också om ni redan från början vet vilka leverantörer som har tillverkning i ett visst land eller en viss region. Då kan uppföljningen rikta in sig på dem. 

 

Naturkatastrofer och konflikter kan därtill störa leveransen av varor. Om ni vet var sluttillverkningen sker kan ni snabbt fråga leverantörerna om de förutser några förseningar i leveranserna.  

Informera leverantörena om vad kontraktsvillkoret innebär

Informera leverantörerna om vad kontraktsvillkoret innebär 

När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att annonsera upphandlingen. I samband med annonseringen behöver ni informera leverantörerna om vad kontraktsvillkoret innebär. Det gäller såväl Uppförandekoden för leverantörer som processen för tillbörlig aktsamhet. Hänvisa gärna till hela den här vägledningen när ni informerar leverantörerna. 

bottom of page