top of page

Realisera avtalet

Här får ni hjälp med att förbereda leverantörer i samband med avtalsstart, med att planera och genomföra uppföljningen samt med att hantera avvikelser.

Inledning

När ni har genomfört upphandlingen är det dags att realisera det upphandlade avtalet. Det är nu avtalet ska implementeras i organisationen och följas upp.

 

Det här steget handlar om att:

Förbereda leverantörer

Förbereda leverantörer 

Det är lämpligt att ha ett uppstartsmöte med leverantörer efter att avtalsspärren har löpt ut. På uppstartsmötet kan ni: 

  • Klargöra kontraktsvillkoret för leverantörer genom att gå igenom denna vägledning.

  • Etablera kontakt med de personer som är ansvariga för tillbörlig aktsamhet.

  • Kommunicera hur uppföljningen kommer att gå till.

  • Fånga upp eventuella frågor eller funderingar.

Att etablera kontakt med de personer hos leverantören som är ansvariga för tillbörlig aktsamhet är en förutsättning för ett fungerande samarbete och inte minst för uppföljningen.

Planera uppföljningen

Planera uppföljningen 

Uppföljning är viktigt och nödvändigt av flera skäl:  

  • För att kontrollera att leverantören lever upp till kontraktsvillkoret.

  • För att säkerställa att regionerna får det som vi har efterfrågat.

  • För att motverka att oseriösa företag som inte iakttar tillbörlig aktsamhet gynnas.

Redan under förberedelsefasen bör ni ha planerat för hur kontraktsvillkoret ska följas upp, även om detaljerna sätts nu när det är dags att realisera avtalet. Konkret handlar det om att bestämma:

  • När uppföljningen ska genomföras

  • Hur uppföljningen ska genomföras

  • Vem som ska genomföra uppföljningen

Inköpskategorier som regionerna har bedömt har särskilt höga risker för människor och miljö följs upp i en gemensam process som leds av Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling.  Resultaten från uppföljningen publiceras på kansliets hemsida

När ni planerar uppföljningen av en leverantör kan det vara av värde att se över resultaten från tidigare uppföljningar. Det kan också spara tid att kontakta Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling för att få information om vilka leverantörer som kommer att följas upp under det kommande året.

  • How to carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is carried out and what type of actors in the supply chain that performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the relevant countries where the work is carried out, that is, both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point d in process requirement 2 )
Genomföra uppföljningen

Genomföra uppföljningen 

Leverantörer är skyldiga att medverka i uppföljning. Uppföljningsmetoderna dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision har specificerats i kontraktsvillkoren. Kontraktsvillkoren tar även höjd för användandet av andra metoder, såsom ursprungsverifiering, öppen data eller myndighetsdatabaser.

Tillämpningen av policyer och processer kontrolleras utifrån stickprov. När ni väljer stickprov är det viktigt att utgå från en analys av vilka produkter som har störst risk för negativ påverkan på människor och miljö kombinerat med hög volym/omsättning.

Utdrag ur kontraktsvillkoret

Leverantören ska delta i och samarbeta med [den upphandlande organisationens] uppföljning av åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2). Uppföljningen kan komma att genomföras genom olika metoder såsom dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision.

  • How to carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is carried out and what type of actors in the supply chain that performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the relevant countries where the work is carried out, that is, both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point d in process requirement 2 )
Hantera avvikelser

Hantera avvikelser 

Utdrag ur kontraktsvillkoret

Leverantören ska åtgärda avvikelser från åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2). Fokus ska vara på förbättringar i leverantörens verksamhet och i leveranskedjorna.

När ni hanterar avvikelser är det viktigt att fokusera på förbättringar. Detta görs bäst genom samverkan med leverantörer och principen gäller oavsett om det gäller en avvikelse från åtagandena eller från processen för tillbörlig aktsamhet. Det är dessutom vanligt att avvikelser förekommer, även bland leverantörer som arbetar aktivt med hållbarhet. Vissa avvikelser kan vara enkla att åtgärda och alla avvikelser är inte lika allvarliga. Vid upptäckt av eventuella avvikelser upprättas alltid en åtgärdsplan, inklusive tidsplan som beskriver hur leverantören ska avhjälpa avvikelsen inom angiven tid.

Om leverantören inte följer den godkända framtagna tid- och åtgärdsplanen innehåller kontraktsvillkoret flera sanktionsmöjligheter. Regionerna har även en nationell eskaleringstrappa där åtgärder föreslås som ska vidtas om avvikelserna inte avhjälps.

Vid användning av eskaleringstrappan är det viktigt att dokumentera varje steg och att säkerställa att varje steg i trappan följs.

Eskaleringstrappan SWE.jpg

Att säga upp ett kontrakt bör ses som en sista utväg efter upprepade försök att komma tillrätta med avvikelserna. Detta gäller även allvarliga avvikelser då problem som identifieras ofta kvarstår och till och med kan förvärras om ett kontrakt hävs, varför det också är viktigt att ni utträder ansvarsfullt.

Leverantörens åtagande avseende barnarbete föreskriver exempelvis att arbetsgivaren ska utveckla eller delta i och bidra till policyer och program som föreskriver transition av alla barn som befinns utföra barnarbete, för att göra det möjligt för barnet att delta i och förbli i kvalitetsutbildning tills han eller hon inte längre är ett barn. Detta kan ta tid och det är därför viktigt att ni arbetar långsiktigt tillsammans med leverantören och den aktuella underleverantören för att uppnå syftet med åtagandet. Att bara säga upp barnet, eller i ert fall säga upp avtalet med den berörda leverantören, kan leda till att barnet måste hitta alternativa, farligare arbetsformer, till exempel prostitution.

Trots detta ger kontraktsvillkoret en möjlighet att säga upp kontraktet med omedelbar verkan om ni har gjort sannolikt att en allvarlig avvikelse förekommer i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna. Detta gäller dock endast under förutsättning att den som orsakar den allvarliga avvikelsen inte vidtar omedelbara åtgärder för att förhindra och begränsa den.

Utvärdera resultatet

Inför ett beslut om förlängning av avtalet, eller inför att det upphör, bör ni sammanställa hur avtalet har fungerat.

  • I vilka kontrakt har kontraktsvillkoret använts?

  • Vilka av dessa kontrakt har följts upp?

  • Hur många revisioner har genomförts per kontrakt/leverantör?

  • Vad har revisionerna kostat?

  • På vilka sätt har ni haft positiv påverkan på leverantörers arbete med tillbörlig aktsamhet och på förhållandena i leveranskedjorna? 

Utvärderingen av den tidigare avtalsperioden är viktig information i förberedelsefasen för kommande upphandling av liknande varor eller tjänster.

Kommunicera resultatet
  • How to carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is carried out and what type of actors in the supply chain that performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the relevant countries where the work is carried out, that is, both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point d in process requirement 2 )
Utvärdera resultatet

Kommunicera resultatet

 

Det är även bra att kommunicera det arbete och den insats ni gör avseende tillbörlig aktsamhet. Kommunikationen kan ske på många olika sätt men syftet är att synliggöra hur er organisation bidrar till att förbättra villkoren i leveranskedjor genom upphandling.

Kommunikationen kan exempelvis fokusera på:

  • Har vi nått våra mål?

  • Vilka målsättningar ska vi ha inom kommande tidsperiod?

  • Vilka lärdomar har vi dragit?

  • Hur har vi satsat på utbildning och kompetensutveckling?

  • How to carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is carried out and what type of actors in the supply chain that performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the relevant countries where the work is carried out, that is, both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point d in process requirement 2 )
Planera för uppföjning
bottom of page