Realisera avtalet
Här får ni hjälp med att förbereda leverantörer i samband med avtalsstart, med att planera och genomföra uppföljningen samt med att hantera avvikelser.
Inledning
​
När ni har genomfört upphandlingen är det dags att realisera det upphandlade avtalet. Det är nu avtalet ska implementeras i organisationen och följas upp.
Det här steget handlar om att:
Förbereda leverantörer
​
Det är lämpligt att ha ett uppstartsmöte med leverantörer efter att avtalsspärren har löpt ut. På uppstartsmötet kan ni:
-
Klargöra kontraktsvillkoret för leverantörer genom att gå igenom denna vägledning.
-
Etablera kontakt med de personer som är ansvariga för tillbörlig aktsamhet.
-
Kommunicera hur uppföljningen kommer att gå till.
-
Fånga upp eventuella frågor eller funderingar.
Att etablera kontakt med de personer hos leverantören som är ansvariga för tillbörlig aktsamhet är en förutsättning för ett fungerande samarbete och inte minst för uppföljningen.
Planera uppföljningen
​
Uppföljning är viktigt och nödvändigt av flera skäl:
-
För att kontrollera att leverantören lever upp till kontraktsvillkoret.
-
För att säkerställa att regionerna får det som vi har efterfrågat.
-
För att motverka att oseriösa företag som inte iakttar tillbörlig aktsamhet gynnas.
Redan under förberedelsefasen bör ni ha planerat för hur kontraktsvillkoret ska följas upp, även om detaljerna sätts nu när det är dags att realisera avtalet. Konkret handlar det om att bestämma:
-
När uppföljningen ska genomföras
-
Hur uppföljningen ska genomföras
-
Vem som ska genomföra uppföljningen
Inköpskategorier som regionerna har bedömt har särskilt höga risker för människor och miljö följs upp i en gemensam process som leds av Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling. Resultaten från uppföljningen publiceras på kansliets hemsida.
​
När ni planerar uppföljningen av en leverantör kan det vara av värde att se över resultaten från tidigare uppföljningar. Det kan också spara tid att kontakta Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling för att få information om vilka leverantörer som kommer att följas upp under det kommande året.
Genomföra uppföljningen
​
Leverantörer är skyldiga att medverka i uppföljning. Uppföljningsmetoderna dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision har specificerats i kontraktsvillkoren. Kontraktsvillkoren tar även höjd för användandet av andra metoder, såsom ursprungsverifiering, öppen data eller myndighetsdatabaser.
​
Tillämpningen av policyer och processer kontrolleras utifrån stickprov. När ni väljer stickprov är det viktigt att utgå från en analys av vilka produkter som har störst risk för negativ påverkan på människor och miljö kombinerat med hög volym/omsättning.
Utdrag ur kontraktsvillkoret
​
Leverantören ska delta i och samarbeta med [den upphandlande organisationens] uppföljning av åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2). Uppföljningen kan komma att genomföras genom olika metoder såsom dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision.
Hantera avvikelser
Utdrag ur kontraktsvillkoret
​
Leverantören ska åtgärda avvikelser från åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2). Fokus ska vara på förbättringar i leverantörens verksamhet och i leveranskedjorna.
När ni hanterar avvikelser är det viktigt att fokusera på förbättringar. Detta görs bäst genom samverkan med leverantörer och principen gäller oavsett om det gäller en avvikelse från åtagandena eller från processen för tillbörlig aktsamhet. Det är dessutom vanligt att avvikelser förekommer, även bland leverantörer som arbetar aktivt med hållbarhet. Vissa avvikelser kan vara enkla att åtgärda och alla avvikelser är inte lika allvarliga. Vid upptäckt av eventuella avvikelser upprättas alltid en åtgärdsplan, inklusive tidsplan som beskriver hur leverantören ska avhjälpa avvikelsen inom angiven tid.
​
Om leverantören inte följer den godkända framtagna tid- och åtgärdsplanen innehåller kontraktsvillkoret flera sanktionsmöjligheter. Regionerna har även en nationell eskaleringstrappa där åtgärder föreslås som ska vidtas om avvikelserna inte avhjälps.
Vid användning av eskaleringstrappan är det viktigt att dokumentera varje steg och att säkerställa att varje steg i trappa följs.
​
​
​
​
​
​
​
​
​
​
Att säga upp ett kontrakt bör ses som en sista utväg efter upprepade försök att komma tillrätta med avvikelserna. Detta gäller även allvarliga avvikelser då problem som identifieras ofta kvarstår och till och med kan förvärras om ett kontrakt hävs, varför det också är viktigt att ni utträder ansvarsfullt.
​
Leverantörens åtagande avseende barnarbete föreskriver exempelvis att arbetsgivaren ska utveckla eller delta i och bidra till policyer och program som föreskriver transition av alla barn som befinns utföra barnarbete, för att göra det möjligt för barnet att delta i och förbli i kvalitetsutbildning tills han eller hon inte längre är ett barn. Detta kan ta tid och det är därför viktigt att ni arbetar långsiktigt tillsammans med leverantören och den aktuella underleverantören för att uppnå syftet med åtagandet. Att bara säga upp barnet, eller i ert fall säga upp avtalet med den berörda leverantören, kan leda till att barnet måste hitta alternativa, farligare arbetsformer, till exempel prostitution.
​
Trots detta ger kontraktsvillkoret en möjlighet att säga upp kontraktet med omedelbar verkan om ni har gjort sannolikt att en allvarlig avvikelse förekommer i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna. Detta gäller dock endast under förutsättning att den som orsakar den allvarliga avvikelsen inte vidtar omedelbara åtgärder för att förhindra och begränsa den.
Utvärdera resultatet
​
Inför ett beslut om förlängning av avtalet, eller inför att det upphör, bör ni sammanställa hur avtalet har fungerat.  
-
I vilka kontrakt har kontraktsvillkoret använts?
-
Vilka av dessa kontrakt har följts upp?
-
Hur många revisioner har genomförts per kontrakt/leverantör?
-
Vad har revisionerna kostat?
-
På vilka sätt har ni haft positiv påverkan på leverantörers arbete med tillbörlig aktsamhet och på förhållandena i leveranskedjorna?
Utvärderingen av den tidigare avtalsperioden är viktig information i förberedelsefasen för kommande upphandling av liknande varor eller tjänster.
Kommunicera resultatet​
Det är även bra att kommunicera det arbete och den insats ni gör avseende tillbörlig aktsamhet. Kommunikationen kan ske på många olika sätt men syftet är att synliggöra hur er organisation bidrar till att förbättra villkoren i leveranskedjor genom upphandling.
​
Kommunikationen kan exempelvis fokusera på:
​​
-
Har vi nått våra mål?
-
Vilka målsättningar ska vi ha inom kommande tidsperiod?
-
Vilka lärdomar har vi dragit?
-
Hur har vi satsat på utbildning och kompetensutveckling?