top of page

Processkrav 3 - Förhindra och begränsa negativ påverkan som leverantören orsakar eller bidrar till

Här förklarar vi vad som avses med att förhindra och begränsa negativ påverkan som ni orsakar eller bidrar till. Vi beskriver ansvaret och behovet av att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan, upprätta åtgärdsplaner och beakta inköpsmetoder.

Utdrag ur kontraktsvillkoret

Leverantören ska förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan som leverantören orsakar eller bidrar till genom att

a) upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna,  

b) upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats, samt  

c) främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena i Uppförandekod för leverantörer.

Ni "orsakar" negativ påverkan om era aktiviteter i sig är tillräckliga för att resultera i den negativa påverkan. Ni "bidrar till" negativ påverkan om era aktiviteter orsakar, underlättar eller uppmuntrar en annan part att orsaka den negativa påverkan, eller om era aktiviteter, i kombination med andra parters aktiviteter, orsakar påverkan.

Generellt sett orsakar ni negativ påverkan i och omkring er egen verksamhet, medan bidrag kan ske både i och omkring er egen verksamhet och i leveranskedjorna.

Rityta 1.png

Exempel på orsaka

  • Ett företag utsätter sina fabriksarbetare för farliga arbetsförhållanden utan tillräcklig säkerhetsutrustning.

  • Ett företag diskriminerar kvinnor eller etniska minoriteter vid anställning.

  • Ett företag är den enda eller huvudsakliga källan till föroreningar i ett samhälles dricksvatten, på grund av kemiska utsläpp från produktionsprocesser.

  • En leverantör betalar en muta till en utländsk offentlig tjänsteman.

Exempel på bidra till

  • Ett företag lånar ut fordon till säkerhetsstyrkor som använder dem för att resa till lokala byar och begå grymheter.

  • Ett företag sätter en mycket kort ledtid för leverans av en produkt eller ändrar kraven i elfte timmen utan att justera tidsfrister och priser, vilket driver leverantörer att kränka arbetares rättigheter (t.ex. genom oskälig övertid).

  • Ett företag släpper ut stora mängder koldioxid från sin fabrik, men även om företaget orsakar sina egna utsläpp är det inte ensamt ansvarig för klimatförändringarna.

Bidraget måste vara betydande, vilket innebär att mindre eller triviala bidrag inte räknas.  Flera faktorer måste beaktas i denna bedömning:

  • I vilken utsträckning ni kan uppmuntra en negativ påverkan från en annan part, det vill säga i vilken utsträckning era aktiviteter ökar risken för att påverkan ska uppstå.

  • I vilken utsträckning ni kan eller bör känna till den negativa påverkan eller potentialen för negativ påverkan, det vill säga graden av förutsebarhet.

  • I vilken utsträckning någon av era aktiviteter faktiskt begränsar den negativa påverkan eller minskar risken för att påverkan ska uppstå.

a) Upphöra med aktiviteter

Ni ska upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i er egen verksamhet eller i leveranskedjorna. "Aktiviteter" inbegriper både handlingar och underlåtenhet, till exempel att ni inte tillhandahåller säkerhetsutrustning.

Detta innebär att företagen i exemplen på ”orsaka” och ”bidra till” ovan ska:  

  • sluta utsätta sina fabriksarbetare för farliga arbetsförhållanden

  • sluta diskriminera vid anställningar

  • sluta släppa ut kemikalier i samhällets dricksvatten

  • sluta betala mutor

  • sluta låna ut fordon till säkerhetsstyrkor

  • sluta sätta korta ledtider eller ändra krav i elfte timmen utan att justera tidsfrister och priser

  • sluta släppa ut stora mängder koldioxid från fabriken, eller åtminstone minska dem.

 

Om det är en fråga om bidrag ska ni i så stor utsträckning som möjligt också använda ert inflytande för att begränsa eventuell återstående påverkan.

Vägledning processkrav 4 

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver hur ni avgör om ni orsakar, bidrar till eller är kopplade till negativ påverkan.

  • Leverantörsbedömningar för stickprovsprodukter, där ansvaret har definierats.

  • Processdokument som beskriver de steg ni tar om ni inser att ni orsakar eller bidrar till negativ påverkan.

  • Mötesprotokoll där beslut att upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan har antecknats.

  • Incidentrapporter och utredningar.

  • Kommunikation med leverantörer där ni använder ert inflytande för att begränsa eventuell återstående påverkan.

b) Upprätta åtgärdsplaner

Ni ska upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats. Detta för att förhindra och begränsa framtida negativ påverkan. Vilka åtgärder som behövs beror på den negativa påverkan. Det är dock viktigt att åtgärderna riktar in sig på grundorsaken till problemet.

 

Åtgärdsplanerna ska vara tydligt dokumenterade, kommuniceras med den berörda parten och innehålla följande:

  • Förslag på åtgärd, det vill säga en beskrivning av hur ni avser att förhindra och begränsa den negativa påverkan, inklusive den identifierade grundorsaken.

  • Tidsramar, det vill säga datum för när åtgärderna senast ska ha genomförts.

  • Ansvariga personer, det vill säga de personer som ansvarar för genomförandet av åtgärderna.

 

I en svensk kontext är kravet på åtgärder del av lagstiftning som arbetsmiljölagen och diskrimineringslagen, inklusive kravet på att de ska planeras och genomföras så snart som möjligt.

  • How to carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is carried out and what type of actors in the supply chain that performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the relevant countries where the work is carried out, that is, both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point d in process requirement 2 )

Förslag på verifikat

  • Åtgärdsplaner för stickprovsprodukter, som upprättats i samråd med leverantörer och/eller rättighetshavare eller deras företrädare.

  • Mötesprotokoll från samråd med rättighetshavare, för stickprovsprodukter.

c) Främja hållbara inköpsmetoder

Ni ska främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena.

Era inköpsmetoder kan spela en nyckelroll både för att skydda och skada arbetare. I detta fall är ni köpare och det är viktigt för köpare att förstå att inköpsmetoder antingen kan förbättra villkoren i leveranskedjorna eller intensifiera och förvärra negativ påverkan.

 

Detta krav är nära kopplat till processkrav 1, där ni ska integrera åtagandena i policyer fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet. Ansvaret är uppdelat på tre nivåer. Ni ska:

  1. säkerställa att styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut;

  2. utse en eller flera personer i ledningsfunktion som ansvariga för processen för tillbörlig aktsamhet;

  3. tilldela ansvar för implementeringen av policyerna till anställda vars beslut mest sannolikt ökar eller minskar riskerna för negativ påverkan.

 

En integrerad del av att fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet är att förstå inköpsmetodernas roll. Här är några exempel på inköpsmetoder och risker för negativ påverkan:

Inköpsmetod

Risk för negativ påverkan

Tidspress

Prispress

Orderändringar i sista minuten, som kvantitetsökningar eller designändringar

Ändringar av betalningsvillkor under kontraktstid

Take-it-or-leave-it-kontrakt utan förhandlingar som möjliggör för leverantörer att uppfylla åtagandena

Otillräcklig vikt vid hållbarhet i utvärderingskriterier, inklusive leverantörens finansiella, ledningsmässiga och rättsliga kapacitet att uppfylla skyldigheterna

Brist på gottgörelse vid bidrag till negativ påverkan 

Avslut utan ansvarsfulla utträden

Oskälig övertid

Oskäliga löner

Oskälig övertid, osäkra anställningar

Oskäliga löner

Brister i hälsa och säkerhet, oskäliga löner, oskälig övertid, osäkra anställningar

Alla åtaganden

Alla åtaganden

Alla åtaganden

Ett viktigt sätt att främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena är att utbilda och uppmuntra inköpsteamet att förstå kopplingarna mellan inköpsmetoder och hållbara leveranskedjor.

För riktlinjer för hållbara inköpsmetoder rekommenderar vi Responsible Contracting Project. De erbjuder mallar för due diligence-anpassade avtal, i linje med UNGPs och OECD:s riktlinjer för multinationella företag om ansvarsfullt företagande. 

Vi rekommenderar också Ethical Trading Initiatives Guide to Buying Responsibly. Här är också en video till deras vägledning. https://www.ethicaltrade.org/resources/guide-to-buying-responsibly

Förslag på verifikat

  • Riktlinjer för hållbara inköp.

  • Uppförandekoder för köpare.

  • PowerPoint-presentationer från utbildningar om hållbara inköpsmetoder.

  • Mötesprotokoll där beslut om längre ledtider, justerade prismodeller, ändrade betalningsvillkor m.m. har antecknats, för stickprovsprodukter.

Mall för processkrav 3

bottom of page