top of page

Processkrav 1

Här förklarar vi vad som avses med att integrera åtagandena i policyer och fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet. Vi beskriver vilka krav som ställs på policyer och hur ansvaret ska fördelas mellan styrelsen, personer i ledningsfunktion och anställda.

Utdrag ur kontraktsvillkoret

Leverantören ska integrera åtagandena i Uppförandekod för leverantörer i policyer och fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet genom att

a) säkerställa att relevanta policyer, fastställda på högsta ledningsnivå, antas eller revideras så att de överensstämmer med åtagandena i Uppförandekod för leverantörer,  

b) offentliggöra policyerna och kommunicera dem till rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten,  

säkerställa att styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut,

c) utse en eller flera personer i ledningsfunktion som ansvariga för processen för tillbörlig aktsamhet samt  

d) tilldela ansvar för implementeringen av policyerna till anställda vars beslut mest sannolikt ökar eller minskar riskerna för negativ påverkan.

a) Policyer

Ni ska säkerställa att relevanta policyer, fastställda på högsta ledningsnivå, antas eller revideras så att de överensstämmer med åtagandena.

 

Med "policy" avses ett offentligt ställningstagande på hög nivå som anger era åtaganden. Denna policy skiljer sig från operativa riktlinjer och processer, som vanligtvis inte är offentliga och hjälper till att översätta ställningstagandet på hög nivå till operativa termer.

  • Then you carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is performed and what type of actor in the chain performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the countries in question where the work is carried out, i.e. both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point di process requirement 2 )

Förslag på verifikat

Alla relevanta policyer med verkställande direktörens underskrift och datum för undertecknande, eller med ett uttalande om styrelsens datum för antagande.

Om ni använder ett flerpartsinitiativs uppförandekod, en jämförelse av uppförandekoden gentemot åtagandena och en beskrivning av hur ni arbetar för att initiativet ska revidera koden, om nödvändigt.

b) Offentliggöra och kommunicera policyerna

Ni ska offentliggöra policyerna och kommunicera dem till rättighetshavare som berörs av er egen verksamhet.

Policyerna ska vara allmänt tillgängliga för varje intressentgrupp. Detta innebär att policyer som riktar sig till leverantörer ska finnas tillgängliga på er webbplats. Detsamma gäller policyer som riktar sig till personer som bor nära eller nedströms från verksamheten, inklusive markägare, jordbrukare och ursprungsbefolkningar. Policyer som riktar sig till personer som bor nära eller nedströms från er verksamhet kan också kommuniceras under samråd med rättighetsinnehavare.

 

Samråda med rättighetshavare och hämta information

 

Policyer som riktar sig till anställda kan ni göra allmänt tillgängliga i era lokaler eller på ert intranät, och kommunicera under personalintroduktioner eller utbildningar samt regelbundet efter behov.

 

Oavsett var policyerna finns tillgängliga ska de finnas tillgängliga på lokala språk.

Rättighetshavare bör samtidigt informeras om klagomålsförfaranden kopplat till policyerna. Dessa är ofta en kombination av formella klagomålsmekanismer och riktlinjer om vem som ska kontaktas inom ledning eller HR, om den klagande föredrar att ta upp ärendet direkt med de ansvariga.

 

Vägledning processkrav 6

Förslag på verifikat

  • Länkar till webbplatser.

  • Foton på policyer offentligt tillgängliga i era lokaler.

  • Skärmbilder eller utskrifter av intranätssidor eller onboardingsystem.

  • PowerPoint-presentationer från personalintroduktioner eller utbildningar.

  • Protokoll från möten eller utfrågningar med rättighetshavare som bor nära eller nedströms från er verksamhet

  • Utskrifter av e-postkommunikation med rättighetshavare som bor nära eller nedströms från er verksamhet.

c) Styrelsen

Ni ska säkerställa att styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut.

 

Styrelsen är i allmänhet involverad i att godkänna policyer och hållbarhetsrapporter. Styrelsen kan också vara delaktig i beslut om affärsstrategier som kan få konsekvenser för människor, miljö och samhälle. Det kan därför vara bra att utse styrelseledamöter med kompetens om och ansvar för hållbarhet.

 

Kravet på att säkerställa att styrelsen tar hänsyn till åtagandena när den fattar beslut tar sikte på alla beslut som styrelsen kan komma att fatta. Ett sätt att säkerställa att styrelsen tar hänsyn till policyerna är genom en checklista. Därför har vi tagit fram en checklista som finns längre ner på den här sidan. Om ni använder den i ert beslutsfattande anses ni uppfylla kravet.

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver hur styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut, både avseende er egen verksamhet och leveranskedjan.

  • Checklistor för respektive beslut.

  • Mötesprotokoll där övervägandena har antecknats.

d) Ansvariga personer i ledningsfunktion

Ni ska utse en eller flera personer i ledningsfunktion som ansvariga för processen för tillbörlig aktsamhet. En eller flera av dessa personer kan sitta i styrelsen och därmed ha en dubbel roll.

Dessa personer i ledningsfunktion ansvarar för att policyerna implementeras som en del av regelbundna affärsprocesser, vilket ofta innebär genom deras medarbetare. Till de ansvariga personerna hör oftast funktioner som HR-chef, chefsjurist, inköpschef och hållbarhetschef. Det är dock upp till er att identifiera de relevanta funktionerna beroende på ert företags specifika egenskaper, såsom verksamhetens art och de risker ni står inför.

Förslag på verifikat

  • Organisationsscheman.

  • Arbetsbeskrivningar för ledningspositioner.

e) Anställda som ökar eller minskar riskerna

Ni ska tilldela ansvar för implementeringen av policyerna till anställda vars beslut mest sannolikt ökar eller minskar riskerna för negativ påverkan. Nedan listas olika avdelningar/funktioner och exempel på åtaganden de ofta har ansvar för.

Som framgår ovan kan det finnas betydande överlappningar mellan avdelningar. Ni kan därför behöva tillsätta tvärfunktionella grupper eller kommittéer för att dela information och beslutsfattande.

Ansvarsfördelningen förutsätter intern kommunikation av åtaganden, policyer och processer. Den förutsätter också att ni säkerställer att berörda medarbetare har nödvändig kompetens och utbildning samt tillräckligt inflytande inom organisationen.

Den interna kapaciteten för implementeringen av policyer bör stå i proportion till er riskprofil. Om ni är ett litet företag med begränsade risker är det sannolikt en uppgift som kan tilldelas en befintlig anställd och som kräver en begränsad del av hans eller hennes tid. Om ni är ett företag med betydande risker krävs mer dedikerad personal samt budgetresurser.

Avdelningar/funktioner

Exempel på åtaganden

Hållbarhet, CSR, ansvarsfulla inköp

Miljö- och/eller sociala experter

Personal/HR

Verksamhet, produktion

Juridik, efterlevnad, etik/integritet

Inköp, supply chain management, affärsrelationer

Samhällsutveckling

Riskhantering

Potentiellt alla åtaganden 

Mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter inklusive hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, miljö

Arbetares rättigheter inklusive rekrytering och arbets-marknadsrelationer samt hälsa och säkerhet på arbetsplatsen

Mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter inklusive hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, miljö

Mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter inklusive anställnings- och arbetsmarknadsrelationer, affärsetik, leverantörsavtal

Alla åtaganden, inklusive riskbedömningar, leverantörs-

bedömningar, kontrakt och uppföljning (genom revisioner

och andra metoder)

Mänskliga rättigheter, miljö, samhällets hälsa och säkerhet, intressentengagemang, upplysningar

Potentiellt alla åtaganden

Förslag på verifikat

  • Organisationsscheman.

  • Arbetsbeskrivningar för anställda.

  • PowerPoint-presentationer från utbildningar.

bottom of page