top of page

Processkrav 6

Här förklarar vi vad som avses med att möjliggöra klagomål. Vi beskriver klagomåls-mekanismers nyckelfunktioner, för vilka intressenter de ska vara öppna, behovet av att hantera framförda klagomål och de olika kraven för er egen verksamhet och leveranskedjorna.

Utdrag ur kontraktsvillkoret

Leverantören ska möjliggöra för intressenter såsom rättighetshavare, deras företrädare och miljö- och människorättsförsvarare att framföra klagomål om de har farhågor om faktisk eller potentiell negativ påverkan i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna. Leverantören ska hantera de klagomål som framförs. 

Möjliggöra klagomål

Ni ska möjliggöra för intressenter såsom rättighetshavare, deras företrädare och miljö- och människorättsförsvarare att framföra klagomål om de har farhågor om faktisk eller potentiell negativ påverkan i er verksamhet eller i leveranskedjorna.

Klagomålsmekanismer har två nyckelfunktioner:

1. De stöder identifieringen av negativ påverkan. De gör detta genom att tillhandahålla en kanal för dem som direkt berörs av er eller era underleverantörers verksamheter, att ta upp problem när de anser att de påverkas eller kommer att påverkas.

2. De gör det möjligt att hantera klagomål, när de väl har identifierats, och för er eller era underleverantörer att gottgöra negativ påverkan på ett tidigt och direkt sätt, vilket förhindrar att skador förvärras och att klagomål eskalerar.

Vägledning processkrav 7

  • Then you carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is performed and what type of actor in the chain performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the countries in question where the work is carried out, i.e. both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point di process requirement 2 )

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver klagomålsmekanismerna för er egen verksamhet och era leveranskedjor.

  • Skärmdumpar eller utskrifter från digitala klagomålsmekanismer.

  • E-postadresser eller telefonnummer som fungerar som klagomålsmekanismer.

  • Skärmdumpar eller utskrifter från webbplatser där e-postadresserna eller telefonnumren är tillgängliga.

  • Kopior av uppförandekoder där e-postadresser eller telefonnummer  ingår samt foton på var de är uppsatta i underleverantörers lokaler.

  • Länkar till flerpartsinitiativ.

Hantera klagomål

Ni ska hantera de klagomål som framförs.

Genom att hantera klagomål kan ni förhindra att skador förvärras och att klagomål eskalerar. Därför ska ni hantera klagomål enligt etablerade processer.

 

Det bör också noteras att en klagomålsmekanism sällan kommer att vara effektiv utan adekvat tillsyn och ansvarsutkrävande på högre nivå inom företaget. I ett litet företag kan detta lösas genom en enkel rapporteringslinje från den som hanterar framförda klagomål till företagets chef. I ett större företag krävs det vanligtvis mer formella interna kontroll- och tillsynssystem.

 

Om förtroendet mellan företaget och berörda rättighetsinnehavare är lågt och riskerna betydande, kan det vara mycket fördelaktigt att besluta om gemensam tillsyn av mekanismen. Detta kan bidra till att säkerställa att mekanismen är betrodd av dess avsedda användargrupper, och att mekanismens tillgänglighet och processer är skräddarsydda för deras behov.

Förslag på verifikat

  • Processdokument som beskriver klagomålsmekanismerna för er egen verksamhet och era leveranskedjor, inklusive hur klagomål hanteras.

  • Dokumenterade hanterade klagomål, för stickprovsprodukter.

Mallar för processkrav 6

  • Text att lägga till i uppförandekoden, att sättas upp på lokala språk hos underleverantörer:

 

KONTAKTA [LEVERANTÖRENS NAMN]

Om din arbetsgivare bryter mot något i denna uppförandekod vill vi veta om det.

Vänligen uppmärksamma oss på problemet genom att kontakta oss på [ telefonnummer], [e-postadress] eller fyll i formuläret på [länk].

Du är välkommen att skriva på ditt språk. All information vi får kommer att behandlas strikt konfidentiellt.

bottom of page