Processkrav 3
Utdrag ut kontraktsvillkoret
Leverantören ska förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan som leverantören orsakar eller bidrar till genom att
a) upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna,
b) upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats, samt
c) främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena i Uppförandekod för leverantörer.
Upphöra med aktiviteter
Ni ska upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i er egen verksamhet eller i leveranskedjorna. Begreppet aktiviteter omfattar både aktiva handlingar och underlåtenhet, exempelvis att inte tillhandahålla säkerhetsutrustning.
Orsaka
Ni orsakar negativ påverkan om era aktiviteter i sig är tillräckliga för att leda till den negativa påverkan.
Bidra till
Ni bidrar till negativ påverkan om era aktiviteter medverkar till, underlättar eller uppmuntrar en annan part att orsaka den, eller om påverkan uppstår genom en kombination av era och andra parters aktiviteter.
Generellt sett orsakar ni negativ påverkan inom och i anslutning till er egen verksamhet, medan bidrag kan ske både inom er egna verksamhet och i leveranskedjorna.
Exempel på orsaka
-
Ni utsätter er fabriksarbetare för farliga arbetsförhållanden genom att inte tillhandahålla tillräcklig säkerhetsutrustning.
-
Ni diskriminerar kvinnor eller etniska minoriteter i era anställningsprocesser.
-
Ni orsakar omfattande föroreningar i det omgivande samhällets dricksvatten genom kemiska utsläpp från er produktion.
-
Ni betalar mutor till svenska eller utländska offentliga tjänstemän.
Exempel på bidra till
-
Ni lånar ut fordon till säkerhetsstyrkor, som reser med dem till lokala byar och begår övergrepp.
-
Ni sätter en orimligt kort leveranstid eller gör sena ändringar utan att justera tidsfrister och priser, vilket tvingar era leverantörer att bryta mot arbetares rättigheter, exempelvis genom oskälig övertid.
-
Ni släpper ut stora mängder koldioxid från er fabrik. Även om ni orsakar era egna utsläpp är ni inte ensamt ansvariga för klimatförändringarna.
För att ett bidrag ska räknas enligt kontraktsvillkoret måste det dock vara betydande – mindre eller triviala bidrag räknas inte. Vid denna bedömning ska flera faktorer beaktas:
Er påverkan på en annan parts agerande
I vilken utsträckning era aktiviteter ökar risken för att en negativ påverkan ska uppstå.
Er kännedom om den negativa påverkan
I vilken utsträckning ni kan eller bör vara medvetna om påverkan eller risken för att den uppstår (förutsebarhet).
Er möjlighet att begränsa den negativa påverkan
I vilken grad era aktiviteter faktiskt begränsar den negativa påverkan eller risken för att den ska uppstå.
I den mall för riskbedömning av leveranskedjan som vi har tagit fram, som finns längre ner under Mallar processkrav 3, få ni hjälp att definiera ansvaret för negativ påverkan i leveranskedjan.
Om ni bidrar till negativ påverkan bör ni, i så stor utsträckning som möjligt, använda ert inflytande för att begränsa eventuell återstående negativ påverkan. Se Processkrav 4 för mer information.
-
Instruktioner som beskriver hur ni avgör om ni orsakar, bidrar till eller är kopplade till negativ påverkan.
-
Riskbedömningar för leveranskedjan för stickprovsprodukter, där ansvaret har definierats.
-
Mötesprotokoll där beslut att upphöra med aktiviteter har antecknats, för stickprovsprodukter.
-
Incidentrapporter och utredningar, för stickprovsprodukter.
Upprätta åtgärdsplaner
Ni ska upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Syftet är att förhindra och begränsa framtida negativ påverkan. Åtgärderna ska anpassas efter den specifika påverkan och det är avgörande att de adresserar grundorsaken till problemet.
Åtgärdsplanerna ska vara dokumenterade, kommuniceras med den berörda parten och innehålla:
-
Förslag på åtgärd – en beskrivning av hur ni avser att förhindra och begränsa den negativa påverkan, inklusive den identifierade grundorsaken.
-
Tidsramar – datum då åtgärderna senast ska vara genomförda.
-
Ansvariga – de personer som ansvarar för att genomföra åtgärderna.
I Sverige finns krav på åtgärder i lagstiftning såsom arbetsmiljölagen, diskrimineringslagen och miljöbalken, där det också krävs att åtgärder planeras och genomförs så snart som möjligt.
I den mall för riskbedömning av leveranskedjan som vi har tagit fram, som finns längre ner under Mallar processkrav 3, får ni hjälp att upprätta åtgärdsplaner för negativ påverkan i leveranskedjan.
Nedan finns förslag på åtgärder för de exempel som ges ovan.
Exempel på orsaka
Förslag på åtgärd
Ni utsätter er fabriksarbetare för farliga arbetsförhållanden genom att inte tillhandahålla tillräcklig säkerhetsutrustning. | Undanröj faran för att förebygga skador och ohälsa. Om det inte är möjligt, tillhandahåll säkerhetsutrustning och anpassa produktionsprocesser vid behov. |
Ni diskriminerar kvinnor eller etniska minoriteter i era anställningsprocesser. | Inför en policy mot diskriminering i anställningar, med tydliga riktlinjer för genomförande. |
Ni orsakar omfattande föroreningar i det omgivande samhällets dricksvatten genom kemiska utsläpp från er produktion. | Installera vattenrening för att minska föroreningarnas påverkan. |
Ni betalar mutor till svenska eller utländska offentliga tjänstemän. | Utbilda anställda i antikorruption, inklusive hur mutfall ska rapporteras till myndigheter. |
Exempel på bidra till
Förslag på åtgärd
Ni släpper ut stora mängder koldioxid från er fabrik. Även om ni orsakar era egna utsläpp är ni inte ensamt ansvariga för klimatförändringarna. | Investera i en bättre anläggning och utrustning, exempelvis klimatsmart teknik eller förnybar energi. |
Ni sätter en orimligt kort leveranstid eller gör sena ändringar utan att justera tidsfrister och priser, vilket tvingar era leverantörer att bryta mot arbetares rättigheter, exempelvis genom oskälig övertid. | Anpassa inköpsmetoder genom långsiktig planering och nära samarbete med leverantörer för att förhindra oskälig övertid. |
Ni lånar ut fordon till säkerhetsstyrkor, som reser med dem till lokala byar och begår övergrepp. | Inför en policy för mänskliga rättigheter, inklusive er hållning till säkerhetsstyrkor, med tydliga riktlinjer för genomförande. |
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik. Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.
-
Instruktioner som beskriver hur ni upprättar åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare.
-
Åtgärdsplaner för stickprovsprodukter, som upprättats i samråd med rättighetshavare eller deras företrädare, eller med leverantörer.
-
Mötesprotokoll från samråd med rättighetshavare, för stickprovsprodukter.
Främja hållbara inköpsmetoder
Ni ska främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena, det vill säga ansvarsfulla inköpsmetoder.
Era inköpsmetoder har en avgörande roll i att antingen skydda eller skada arbetare. Som köpare är det viktigt att förstå att era beslut kan bidra till bättre villkor i leveranskedjan – eller tvärtom, förstärka och förvärra den negativa påverkan. Här är exempel på inköpsmetoder och de risker de kan medföra:
Inköpsmetod
Risk för negativ påverkan
Tidspress | Oskälig övertid |
Prispress | Oskäliga löner |
Orderändringar i sista minuten, som kvantitetsökningar eller designändringar | Oskälig övertid, osäkra anställningar |
Ändringar av betalningsvillkor under kontraktstid | Oskäliga löner |
Avtal utan förhandlingsutrymme, som försvårar för leverantörer att uppfylla åtagandena | Brister i hälsa och säkerhet, oskäliga löner, oskälig övertid, osäkra anställningar |
Otillräcklig vikt för hållbarhet i utvärderingskriterier, inklusive leverantörens kapacitet att iaktta tillbörlig aktsamhet | Alla åtaganden |
Brist på gottgörelse vid bidrag till negativ påverkan | Alla åtaganden |
Avslut utan ansvarsfulla utträden | Alla åtaganden |
Ett viktigt sätt att främja ansvarsfulla inköpsmetoder är att utbilda och motivera inköpsteamet att förstå sambandet mellan inköpsmetoder och hållbara leveranskedjor.
För praktiskt stöd om ansvarsfulla inköpsmetoder rekommenderar vi den Buyer Code och de standardavtalsklausuler som har tagits fram i samverkan mellan flera aktörer och som tillhandahålls av Responsible Contracting Project. Projektet tar just nu fram European Model Clauses i linje med Corporate Sustainability Due Diligence Directive. Utkastet finns på deras webbplats och innehåller hänvisningar till FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter och OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande.
För praktiskt stöd om ansvarsfulla inköpsmetoder rekommenderar vi den Buyer Code som har tagits fram av en arbetsgrupp inom American Bar Association Business Law Section, samt utkastet till European Model Clauses. Koden ingår i Responsible Contracting Project verktygslåda. Responsible Contracting Project leder för närvarande även samrådsprocessen för att färdigställa European Model Clauses, som har utvecklats av en europeisk arbetsgrupp och är utformade för att ligga i linje med Corporate Sustainability Due Diligence Directive, FN:s vägledande principer och OECD:s vägledning för tillbörlig aktsamhet. Utkastet finns tillgängligt på Responsible Contracting Projects webbplats.
Vi rekommenderar även Ethical Trading Initiative’s Guide to Buying Responsibly, som ger praktiska insikter i ansvarsfulla inköpsmetoder. Här nedan finns också en kort video om ansvarsfulla inköp.
-
Riktlinjer för hållbara inköp.
-
Uppförandekoder för köpare.
-
PowerPoint-presentationer eller skärmdumpar från utbildningar om ansvarsfulla inköpsmetoder.
-
Mötesprotokoll där beslut om längre ledtider, justerade prismodeller, ändrade betalningsvillkor m.m. har antecknats, för stickprovsprodukter.
