Processkrav 4
Utdrag ut kontraktsvillkoret
Leverantören ska använda sitt inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till leverantörens verksamhet genom att
a) bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena i Uppförandekod för leverantörer och processen för tillbörlig aktsamhet med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
b) upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
c) skriftligen vidareförmedla åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2) till riskleverantörer,
d) ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna (punkt 4.4) samt
e) säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.
Använda inflytande
Ni ska använda ert inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till er verksamhet.
Kopplad till
Ni är kopplade till negativ påverkan som orsakas av en underleverantör eller annan part, oavsett var i leveranskedjan den sker. Kopplingen definieras av sambandet mellan era produkter, tjänster eller verksamhet och den negativa påverkan. Att vara kopplad till är inte detsamma som direkta avtalsförhållanden.
Exempel på koppling
-
Ni säljer datorer från ett varumärke vars tillverkare köper kobolt som utvinns med hjälp av barnarbete.
-
Ni säljer skjortor med broderade etiketter, där tillverkaren har outsourcat sömnadsprocessen till barnarbetare som arbetar hemifrån.
-
Ni säljer bananer odlade med bekämpningsmedel som förorenar det omgivande samhällets vattenförsörjning och påverkar arbetarnas fertilitet.
Om ni är kopplade till negativ påverkan bär ni inte själva ansvaret för den – det ligger hos den underleverantör eller part som orsakar eller bidrar till den negativa påverkan.
Däremot har ni ett ansvar att använda ert inflytande för att påverka den part som orsakar eller bidrar till den negativa påverkan, så att den upphör, förhindras eller begränsas.
Inflytande anses föreligga när ni har förmågan att ändra de felaktiga metoderna hos den part som orsakar den negativa påverkan.
Tillvägagångssättet beror på hur stort inflytande ni har över underleverantören eller parten som orsakar skadan, påverkan i sig samt bransch- och affärsförhållanden. Faktorer som direkt kontroll, affärens betydelse för underleverantören och ert marknadsinflytande kan också spela in.
Här är exempel på hur ni kan använda ert inflytande:
-
Vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
-
Kräva att underleverantörer är transparanta med sina leveranskedjor.
-
Välja certifierade produkter.
-
Stötta underleverantörer i att ta fram och genomföra åtgärdsplaner.
-
Följa upp underleverantörers åtgärder för att förhindra och begränsa negativ påverkan.
-
Kommunicera med underleverantörer via brev, e-post, samtal eller möten.
-
Bygga underleverantörers kapacitet genom utbildning, uppgradering av ledningssystem och klagomekanismer samt skyddsutrustning.
-
Erbjuda underleverantörer långsiktiga kontrakt vid förbättrat hållbarhetsarbete.
-
Underlätta finansiering via lån, direktstöd eller låg ränta.
-
Samarbeta med andra köpare via branschorganisationer och flerpartsinitiativ.
-
Stötta underleverantörers deltagande i branschorganisationer och flerpartsinitiativ.
-
Samarbeta med myndigheter för bättre lagstiftning, tillsyn och sanktioner.
Om ni saknar inflytande bör ni överväga sätt att stärka det, exempelvis genom långsiktiga relationer, kommersiella incitament, dialog med ledningen eller samarbete med andra aktörer i flerpartsinitiativ.
I kontraktsvillkoret har vi fastställt fem sätt att utöva inflytande över riskleverantörer.
Bedöma riskleverantörer
Ni ska bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Leverantörsbedömningen ska därför omfatta:
-
Riskleverantörens kapacitet, vilja och genomförande av tillbörlig aktsamhet
-
De mest betydande riskerna som har identifierats
Ni ska bedöma nya riskleverantörer innan ni inleder ett affärsförhållande och befintliga riskleverantörer som ännu inte har bedömts eller när kontexten sannolikt har förändrats.
Det finns flera typer av leverantörsbedömningar. Vi går igenom de vanligaste nedan.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik. Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.
-
Instruktioner som beskriver hur ni bedömer riskleverantörer utifrån de mest betydande riskerna som har identifierat och riskleverantörens kapacitet, vilja och genomförande av tillbörlig aktsamhet.
-
Självskattningar eller förkvalificeringar, för stickprovsprodukter.
-
Rapporter från platsbesök eller inspektioner, för stickprovsprodukter.
-
Rapporter från flerpartsinitiativ, för stickprovsprodukter.
-
Tredjepartsrapporter, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det bedömer riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, inklusive:
-
Hur leverantörsbedömningar omfattar riskleverantörens kapacitet, vilja och genomförande av tillbörlig aktsamhet.
-
Hur leverantörsbedömningar tar sikte på de mest betydande riskerna som har identifierats, vilket förutsätter att det finns en riskbedömning.
-
Hur leverantörsbedömningar genomförs innan ett affärsförhållande inleds, för befintliga riskleverantörer som ännu inte har bedömts och när kontexten sannolikt har förändrats.
-
Hur leverantörsbedömningar går till — genom självskattningar, förkvalificeringar, platsbesök, inspektioner eller inhämtande av revisionsrapporter från tredjeparter (inklusive flerpartsinitiativ).
Det finns leverantörsbedömningar för stickprovsprodukterna och dessa omfattar både leverantörens tillbörliga aktsamhet och de mest betydande riskerna som har identifierats.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det bedömer riskleverantörer utifrån åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, eller så är de ofullständiga:
-
Leverantörsbedömningar omfattar inte riskleverantörers kapacitet, vilja och genomförande av tillbörlig aktsamhet.
-
Leverantörsbedömningar tar inte sikte på de mest betydande riskerna som har identifierats, exempelvis för att det inte finns en riskbedömning.
-
Det framgår inte att leverantörsbedömningar genomförs innan affärsförhållanden inleds, för befintliga riskleverantörer som ännu inte har bedömts och när kontexten sannolikt har förändrats.
-
Det framgår inte hur leverantörsbedömningar går till — genom självskattningar, förkvalificeringar, platsbesök, inspektioner eller inhämtande av revisionsrapporter från tredjeparter (inklusive flerpartsinitiativ).
Det saknas leverantörsbedömningar för stickprovsprodukterna eller så är de ofullständiga. Exempel på brister kan vara att de bara omfattar leverantörens tillbörliga aktsamhet eller de mest betydande riskerna som har identifierats.
Upprätta åtgärdsplaner
Ni ska upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
Detta krav handlar inte om de åtgärdsplaner som riskleverantörer upprättar vid revisioner. Det handlar om era egna åtgärdsplaner, som ska ange era åtgärder och de förväntningar ni har på riskleverantörer. Däremot kan de, beroende på ert inflytande och relation, tas fram i samråd med riskleverantörer.
Åtgärdsplanerna ska vara dokumenterade, kommuniceras med riskleverantörer om de tas fram i samråd, och innehålla:
-
Åtgärder – beskrivningar av hur ni avser att förhindra och begränsa den negativa påverkan, inklusive den identifierade grundorsaken.
-
Tidsramar – datum då åtgärderna senast ska vara genomförda.
-
Ansvariga – de personer som ansvarar för att genomföra åtgärderna.
I den mall för riskbedömning av leveranskedjan vi har tagit fram, som finns längre ner under Mallar processkrav 4, få ni hjälp att upprätta åtgärdsplaner för negativ påverkan i leveranskedjan.
Nedan finns förslag på åtgärder för de exempel som ges ovan.
Exempel på koppling
Förslag på åtgärd
Ni säljer datorer från ett varumärke vars tillverkare köper kobolt som utvinns med hjälp av barnarbete. | Påverka varumärket att ansluta sig till Responsible Minerals Initiative och styra sina tillverkare mot att köpa kobolt från godkända smältverk och raffinaderier. Överväg att avsluta samarbetet om de inte är villiga att förbättra sin praxis. |
Ni säljer skjortor med broderade etiketter, där tillverkaren har outsourcat sömnadsprocessen till barnarbetare som arbetar hemifrån. | Framhåll att barnarbete inte får förekomma och följ upp för att säkerställa att tillverkaren vidtar åtgärder för att underlätta övergången bort från barnarbete. Avsluta samarbetet om tillverkaren inte är villig att förbättra sitt arbete. |
Ni säljer bananer odlade med bekämpningsmedel som förorenar det omgivande samhällets vattenförsörjning och påverkar arbetarnas fertilitet. | Välj ekologiska och rättvisemärkta bananer för att tillsammans med andra köpare stimulera leverantörer att bli certifierade producenter. Säkerställ att den valda märkningen täcker både miljömässiga och sociala aspekter. |
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik. Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.
-
Instruktioner som beskriver hur ni upprättar åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats.
-
Åtgärdsplaner för leverantörer av stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det upprättar åtgärdsplaner för riskleverantörer/prioriterade inköpskategorier, inklusive:
-
Hur åtgärdsplanerna tar sikte på företagets egna åtgärder (t.ex. beslut att köpa certifierade produkter) men att detta inkluderar förväntningar på riskleverantörer.
-
Hur åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
-
Hur åtgärdsplanerna innehåller åtgärder, tidsramar och ansvariga.
Det finns åtgärdsplaner för stickprovsprodukterna och dessa tar sikte på företagets egna åtgärder, fokuserar på de mest betydande riskerna och innehåller åtgärder, tidsramar och ansvariga.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det upprättar åtgärdsplaner för riskleverantörer/ prioriterade inköpskategorier, eller så är de ofullständiga:
-
Det framgår inte att åtgärdsplanerna tar sikte på företagets egna åtgärder (t.ex. beslut att köpa certifierade produkter) inklusive förväntningar på riskleverantörer.
-
Det framgår inte att åtgärdsplanerna fokuserar på de mest betydande riskerna (bedömda utifrån sannolikhet och allvarlighet).
-
Åtgärdsplanerna saknar åtgärder, tidsramar eller ansvariga.
Det saknas åtgärdsplaner för stickprovsprodukterna eller så är de ofullständiga. Exempel på brister kan vara att de inte tar sikte på företagets egna åtgärder, inte fokuserar på de mest betydande riskerna och/eller inte innehåller åtgärder, tidsramar och/eller ansvariga.
Vidareförmedla kraven
Ni ska skriftligen vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer.
De vanligaste sätten att vidareförmedla åtaganden är genom avtal och uppförandekoder. Det finns inget krav på att använda just regionernas Uppförandekod för leverantörer eller de exakta kontraktsvillkoren om tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor.
Däremot bör ni, så långt det är möjligt, säkerställa att åtagandena i Uppförandekoden för leverantörer omfattas. Detta kräver ofta en jämförelse mellan regionernas uppförandekod, er egen uppförandekod och riskleverantörens policyer. Men då det inte alltid är genomfört att säkerställa att åtagandena omfattas har vi nedan beskrivit hur ni kan tänka vad gäller flerpartsinitiativs uppförandekoder, varumärken som inte skriver under uppförandekoder, och hållbarhetsintyg. Ett annat sätt att lösa problemet med olika innehåll i er och riskleverantörens policyer är att ni hänvisar till båda i era avtal.
När det gäller processen för tillbörlig aktsamhet räcker det att ni vidareförmedlar att riskleverantören ska arbeta i linje med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter samt OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande. Detta täcker våra krav.
Om ni väljer att använda European Model Clauses (som för närvarande finns som utkast) innehåller dessa tillräckliga bestämmelser om tillbörlig aktsamhet, inklusive vidareförmedling av processen.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik. Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.
-
Instruktioner för vidareförmedling av åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
-
Avtalsskrivningar som inkluderar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, för stickprovsprodukter.
-
Undertecknade uppförandekoder, för stickprovsprodukter.
-
Om ni använder ett flerpartsinitiativs uppförandekod ska ni kunna uppvisa en jämförelse av uppförandekoden gentemot åtagandena och en beskrivning av hur ni arbetar för att initiativet ska revidera koden, om nödvändigt.
-
Om ni säljer varor från ett varumärke som inte undertecknar er uppförandekod ska ni kunna uppvisa en jämförelse av deras uppförandekod gentemot åtagandena och en beskrivning av eventuella åtgärder för att öka ert inflytande.
-
Undertecknade hållbarhetsintyg, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det skriftligen vidareförmedlar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer, inklusive:
-
Hur detta görs genom avtal och uppförandekoder (se exempel i vägledningen).
-
Hur det ställs krav på att riskleverantören i sin tur vidareförmedlar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
Det finns underlag som styrker att åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet har vidareförmedlats för stickprovsprodukterna.
-
Om ett flerpartsinitiativs uppförandekod används har företaget jämfört koden med åtagandena och kan förklara hur det arbetar för att påverka initiativet att revidera koden, vid behov.
-
Om företaget säljer produkter från ett varumärke som inte undertecknar företagets uppförandekod har företaget jämfört varumärkets uppförandekod med åtagandena (och sin egen kod).
-
Om den upphandlande organisationen använder sig av hållbarhetsintyg, är dessa undertecknade av varumärkena.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det skriftligen vidareförmedla åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet till riskleverantörer, eller så är de ofullständiga:
-
Det framgår inte att åtagandena och/eller processen för tillbörlig aktsamhet vidareförmedlas genom avtal eller uppförandekoder.
-
Det ställs inte krav på att riskleverantören i sin tur vidareförmedlar åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet.
Det saknas underlag som styrker att åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet har vidareförmedlats för stickprovsprodukterna, eller så är det ofullständigt:
-
Åtagandena har vidareförmedlats men inte processen för tillbörlig aktsamhet.
-
Företaget använder ett flerpartsinitiativs uppförandekod utan att ha jämfört koden med åtagandena och/eller utan att kunna förklara hur det arbetar för att påverka initiativet att revidera koden, vid behov.
-
Företaget säljer produkter från ett varumärke som inte undertecknar företagets uppförandekod utan att ha jämfört varumärkets uppförandekod med åtagandena (och sin egen kod).
-
Undertecknade hållbarhetsintyg saknas.
Ålägga redogörelse av leveranskedjorna
Ni ska ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna.
Detta krav kommer att anpassas av regionerna i varje upphandling, beroende på branschens komplexitet, risker och mognad, där sluttillverkningsanläggningar är ett minimum.
Komplettera och färdigställa kontraktsvillkoret
Att ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna leder till bättre kartläggningar av leveranskedjan, bättre riskbedömningar och mer kraftfulla förhindrande och begränsande åtgärder.
-
Avtalsskrivningar för stickprovsprodukter där ni ålägger riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i det enskilda kontraktet.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det ställer krav på transparens i leveranskedjan.
Avtalen med leverantörerna av stickprovsprodukter innehåller villkor som ålägger dem att redovisa sina leveranskedjor åtminstone i enlighet med upphandlande organisations krav på transparens. Dessa krav kan också ha ställts i dialog med leverantören eller i e-postmeddelanden.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det ställer krav på transparens i leveranskedjan.
Avtalen med leverantörerna av stickprovsprodukter saknar villkor som ålägger dem att redovisa sina leveranskedjor åtminstone i enlighet med upphandlande organisations krav på transparens. Dessa krav har inte heller ställts i dialog med leverantören eller i e-postmeddelanden.
Stoppa eller säga upp avtal
Ni ska säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.
Det finns flera sätt att hantera negativ påverkan inom ett affärsförhållande:
-
Fortsätta affärsförhållandet medan riskbegränsande åtgärder genomförs.
-
Tillfälligt avbryta affärsförhållandet (stoppa leveranser) samtidigt som riskbegränsningen pågår.
-
Avsluta affärsförhållandet (säga upp avtalet) om riskbegränsningen misslyckas, inte är genomförbar eller om påverkan är allvarlig.
Beslutet bör baseras på faktorer som ert inflytande, hur avgörande underleverantören är för er verksamhet, hur allvarlig den negativa påverkan är och om ett avslut i sig kan leda till negativ påverkan.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik. Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.
Om ni väljer att använda European Model Clauses (som för närvarande finns som utkast) innehåller dessa tillräckliga bestämmelser om stopp av leveranser och uppsägning av avtal, liksom bestämmelser om avslut som sista utväg, negativ påverkan av beslutet och ansvarsfullt avslut.
-
Instruktioner som beskriver hur ni säkerställer möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.
-
Avtalsskrivningar för stickprovsprodukter som gör det möjligt att tillfälligt stoppa leveranser medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, säga upp avtalet.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det kan stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, samt säga upp avtal med berörd underleverantör om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
Avtalen med leverantörerna av stickprovsprodukter innehåller villkor som möjliggör för företaget att tillfälligt stoppa leveranser medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, samt säga upp avtal om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation/mallar som beskriver hur det kan stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, och/eller säga upp avtal med berörd underleverantör om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
Avtalen med leverantörerna av stickprovsprodukter saknar villkor som möjliggör för företaget att tillfälligt stoppa leveranser medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas, och/eller säga upp avtal om allvarliga avvikelser inte åtgärdas.
-
Mall för riskbedömning av leveranskedjan inkl. åtgärdsplaner och gottgörelseplan
-
Mall för uppförandekod för leverantörer (kommer snart)