Processkrav 1

Utdrag ut kontraktsvillkoret
Leverantören ska integrera åtagandena i Uppförandekod för leverantörer i policyer och fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet genom att
a) säkerställa att relevanta policyer, fastställda på högsta ledningsnivå, antas eller revideras så att de överensstämmer med åtagandena i Uppförandekod för leverantörer,
b) offentliggöra policyerna och kommunicera dem till rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten,
c) säkerställa att styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut,
d) utse en eller flera personer i ledningsfunktion som ansvariga för processen för tillbörlig aktsamhet samt
e) tilldela ansvar för implementeringen av policyerna till anställda vars beslut mest sannolikt ökar eller minskar riskerna för negativ påverkan.
Policyer
Ni ska säkerställa att relevanta policyer, fastställda på högsta ledningsnivå, antas eller revideras så att de överensstämmer med åtagandena.
Policyer är offentliga ställningstaganden på hög nivå som beskriver era åtaganden. De skiljer sig från operativa riktlinjer och processer, som är interna verktyg för att omsätta policyerna i praktiken.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik. Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.

-
Alla relevanta policyer med verkställande direktörens underskrift och datum för undertecknande, eller med ett uttalande om styrelsens datum för antagande.
-
Om ni använder ett flerpartsinitiativs uppförandekod ska ni kunna uppvisa en jämförelse av uppförandekoden gentemot åtagandena och en beskrivning av hur ni arbetar för att initiativet ska revidera koden, om nödvändigt.
Offentliggöra och kommunicera policyerna
Ni ska offentliggöra policyerna och kommunicera dem till rättighetshavare som berörs av er egen verksamhet.
Med rättighetshavare som berörs av er egen verksamhet avses i första hand medarbetare. Till dem kan policyer delas via intranät, i era lokaler, under introduktioner och utbildningar samt regelbundet efter behov. Utöver det ska policyer vara offentliga och tillgängliga för andra berörda intressenter. Exempelvis ska policyer för leverantörer eller de som rör närboende publiceras på er webbplats.
Oavsett var policyerna finns ska de alltid finnas på lokala språk, till exempel om ni har verksamhet i andra länder eller får lova att sätta upp er uppförandekod för leverantörer i fabriker ni gör inköp från.
Samtidigt bör rättighetshavare informeras om klagomålsförfaranden kopplat till policyerna, förfaranden som kan omfatta både formella mekanismer och riktlinjer för direkt kontakt med ledning, HR och andra ansvariga. Ett sådant vanligt förfarande är visselblåsarkanaler.

-
Länkar till webbplatser.
-
Foton på policyer offentligt tillgängliga i era lokaler.
-
Skärmdumpar eller utskrifter av intranätssidor eller onboardingsystem.
-
PowerPoint-presentationer eller skärmdumpar från personalintroduktioner eller utbildningar.
Styrelsen
Ni ska säkerställa att styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut.
Styrelsen godkänner vanligtvis policyer och hållbarhetsrapporter samt fattar strategiska beslut som påverkar människor, miljö och samhälle. Därför kan det vara värdefullt att ha styrelseledamöter med hållbarhetskompetens och ansvar. För att säkerställa att styrelsen beaktar policyerna i sina beslut kan en checklista användas. Vi har tagit fram en sådan, som finns längre ner på sidan under Mallar processkrav 1. Om styrelsen följer checklistan anses kravet vara uppfyllt, men det är inget krav att använda checklistan. Ni kan uppfylla kravet på andra sätt, exempelvis genom tydliga instruktioner.

-
Instruktioner som beskriver hur styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut, både avseende er egen verksamhet och leveranskedjan.
-
Checklistor för beslut.
-
Mötesprotokoll där övervägandena har antecknats.
Ansvariga personer i ledningsfunktion
Ni ska utse en eller flera personer i ledningsfunktion som ansvariga för processen för tillbörlig aktsamhet.
Ledningsfunktioner ansvarar för att policyerna omsätts i praktiken. Detta inkluderar vanligtvis VD, ekonomichef, HR-chef, chefsjurist, inköpschef och hållbarhetschef. Vilka roller som är mest relevanta beror dock på ert företags verksamhet och de risker ni står inför.

-
Instruktioner
-
Organisationsscheman
-
Arbetsbeskrivningar för ledningsfunktioner
Anställda som ökar eller minskar riskerna
Ni ska tilldela ansvar för implementeringen av policyerna till anställda vars beslut mest sannolikt ökar eller minskar riskerna för negativ påverkan.
Nedan listas olika avdelningar och funktioner samt exempel på åtaganden de ofta har ansvar för.
Avdelningar och funktioner
Exempel på åtaganden
Hållbarhet, ansvarsfulla inköp | Alla åtaganden |
Miljö- och/eller sociala experter | Mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter inklusive hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, miljö |
Personal/HR | Arbetares rättigheter inklusive rekrytering, arbetsmarknadsrelationer samt hälsa och säkerhet på arbetsplatsen |
Verksamhet, produktion | Mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter inklusive hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, miljö |
Juridik, efterlevnad, etik/integritet | Mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter inklusive anställnings- och arbetsmarknadsrelationer, affärsetik, leverantörsavtal |
Inköp, supply chain management, affärsrelationer | Alla åtaganden, inklusive riskbedömningar, leverantörsbedömningar, kontrakt och uppföljning (genom revisioner och andra metoder) |
Samhällsutveckling | Mänskliga rättigheter, miljö, samhällets hälsa och säkerhet, intressentengagemang, upplysningar |
Riskhantering | Alla åtaganden |
En tydlig ansvarsfördelning kräver effektiv intern kommunikation om policyer, riktlinjer och processer, men då ansvaret ofta spänner över flera avdelningar kan tvärfunktionella grupper eller kommittéer också behövas för att underlätta informationsdelning och beslutsfattande. Det är också viktigt att berörda medarbetare har rätt kompetens, utbildning och inflytande inom organisationen.
Resurserna för att implementera policyer bör dessutom anpassas efter er riskprofil. För mindre företag med begränsade risker kan eventuellt befintliga anställda hantera riskerna som en del av deras roller. För företag med större risker krävs ofta dedikerad personal och budget.

-
Instruktioner
-
Organisationsscheman
-
Arbetsbeskrivningar för ledningsfunktioner
-
PowerPoint-presentationer eller skärmdumpar från utbildningar