Processkrav 6

Utdrag ut kontraktsvillkoret
Leverantören ska möjliggöra för intressenter såsom rättighetshavare, deras företrädare och miljö- och människorättsförsvarare att framföra klagomål om de har farhågor om faktisk eller potentiell negativ påverkan i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna. Leverantören ska hantera de klagomål som framförs.
Möjliggöra klagomål
Ni ska möjliggöra för intressenter såsom rättighetshavare, deras företrädare och miljö- och människorättsförsvarare att framföra klagomål om de har farhågor om faktisk eller potentiell negativ påverkan i er verksamhet eller i leveranskedjorna.
Klagomålsförfaranden har två huvudfunktioner:
-
De hjälper till att identifiera negativ påverkan genom att ge berörda parter en kanal för att rapportera problem.
-
De möjliggör snabb hantering och gottgörelse, vilket förhindrar att skador förvärras eller klagomål eskalerar.
Det är viktigt att ni möjliggör klagomål från fler än rättighetshavare som direkt påverkas av er verksamhet, som miljö- och människorättsförsvarare. När ni utformar era klagomålsförfaranden ska ni säkerställa att de är tillgängliga för relevanta intressenter utifrån era specifika omständigheter.
-
Så gör du en riskanalysSteg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik. Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.

-
Instruktioner som beskriver hur ni möjliggör klagomål i er egen verksamhet och era leveranskedjor.
-
Länkar till eller skärmdumpar från digitala underrättelsemekanismer.
-
Skärmdumpar med information om e-postadresser eller telefonnummer som fungerar som underrättelsemekanismer.
-
Uppförandekoder med länkar till digitala underrättelsemekanismer eller med information om e-postadresser eller telefonnummer som fungerar som underrättelsemekanismer.
-
Foton på affischer med QR-koder till underrättelsemekanismer uppsatta i och omkring er egen verksamhet.
-
Foton på affischer med QR-koder till underrättelsemekanismer uppsatta i underleverantörers lokaler.
-
Länkar till flerpartsinitiativs klagomålsförfaranden.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har en eller flera kanaler som rättighetshavare, deras företrädare, människorättsförsvarare m.fl. kan använda för att framföra klagomål och dessa är tillgängliga för respektive intressentgrupp.
Företaget har etablerade digitala kanaler, e-postadresser, telefonnummer och/eller fysiska brevlådor för interna och externa intressenter i och omkring den egna verksamheten.
Företaget möjliggör klagomål från rättighetshavare i leveranskedjorna för stickprovsprodukter, exempelvis genom att:
-
Tillhandahålla en länk/QR-kod till en digital kanal (översatt till relevanta språk) eller e-postadresser/telefonnummer, i uppförandekoden.
-
Inkludera skrivningar om "monitoring committees" och "stakeholder representatives" i leverantörsavtal.
-
Sätta upp affischer i leverantörers lokaler med QR-koder till digitala kanaler.
-
Delta i flerpartsinitiativ med tillgängliga klagomålsmekanismer.
Observera att det inte finns något krav på att de som framför klagomål ska kunna vara anonyma.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar kanaler som rättighetshavare, deras företrädare, människorättsförsvarare m.fl. kan använda för att framföra klagomål, eller så är de inte tillgängliga för respektive intressentgrupp:
Företaget saknar etablerade digitala kanaler, e-postadresser, telefonnummer och/eller fysiska brevlådor för interna och externa intressenter i och omkring den egna verksamheten.
Företaget möjliggör inte på något sätt klagomål från rättighetshavare i leveranskedjorna för stickprovsprodukter.
Hantera klagomål
Ni ska hantera de klagomål som framförs.
Genom att hantera klagomål enligt etablerade förfaranden kan ni förhindra att skador förvärras och att klagomål eskalerar. Det är också viktigt att koppla dem till era avvikelsehanteringssystem.
För att ett klagomålsförfarande ska vara effektivt krävs tillsyn och ansvarstagande på hög nivå. I mindre företag kan detta lösas genom en enkel rapporteringslinje till företagsledningen, medan större företag ofta behöver mer formella kontroll- och tillsynssystem. Om förtroendet mellan er och berörda rättighetshavare är lågt och riskerna höga kan gemensam tillsyn vara en fördel. Detta kan öka tilliten och säkerställa att klagomålsförfarandet är anpassat till användarnas behov.

-
Instruktioner som beskriver hur ni hanterar klagomål i er egen verksamhet och era leveranskedjor.
-
Dokumenterade hanterade klagomål, för stickprovsprodukter.
Vägledning för revisor
Uppfyller krav
Företaget har instruktioner eller motsvarande dokumentation som beskriver hur det hanterar klagomål i den egna verksamheten och i leveranskedjorna, inklusive:
-
Hur ansvarsfördelningen (t.ex. utredning, återkoppling, tillsyn), tidsramar m.m. ser ut.
-
Hur klagomålen kopplas till företagets incident- eller avvikelsehanteringssystem, om det inte är samma system.
Det räcker att företaget kan visa att det finns rutiner för att hantera klagomål—det krävs inte bevis på faktisk tillämpning. Sådan dokumentation kan dock stärka företagets påstående om att rutiner finns. Exempel är dokumenterade och hanterade klagomål.
Uppfyller inte krav
Företaget saknar instruktioner eller motsvarande dokumentation som beskriver hur det hanterar klagomål i den egna verksamheten och/eller i leveranskedjorna, eller så är de ofullständiga:
-
Det framgår inte hur ansvarsfördelningen (t.ex. utredning, återkoppling, tillsyn), tidsramar m.m. ser ut.
-
Instruktioner eller motsvarande dokumentation finns för klagomål i den egna verksamheten men inte för klagomål i leveranskedjan.
-
Det framgår inte hur klagomålen kopplas till företagets incident- eller avvikelsehanteringssystem, om det inte är samma system.
Företaget saknar dessutom bevis på faktisk tillämpning, något som skulle kunna stärka företagets påstående om att rutiner finns.

-
Text att lägga till i er uppförandekod, att sättas upp på lokala språk hos underleverantörer:
KONTAKTA [FÖRETAGSNAMN]
Om din arbetsgivare bryter mot något i denna uppförandekod vill vi veta om det. Vänligen uppmärksamma oss på problemet genom att kontakta oss på [telefonnummer], [e-postadress] eller fyll i formuläret på [länk/QR-kod].
Du är välkommen att skriva på ditt språk. All information vi får kommer att behandlas strikt konfidentiellt.