top of page

Vägledning revisorer

Karta i blått med gröna världsdelar.jpg

Upphandlande organisationer följer upp leverantörens arbete genom egenrapportering och kontorsrevisioner. Det är framför allt vid kontorsrevisioner som din roll som revisor blir central.

Dokumengranskning

Dokumentgranskning

 

Vid en kontorsrevision är det viktigt att granska både innehållet och kvaliteten på de dokument som leverantören hänvisar till. Tänk särskilt på att:

Begära dokument i förväg: Om leverantören inte har bifogat relevanta dokument i egenrapporteringen, be dem skicka dokumenten inför revisionen.

 

Kontrollera dokumentens aktualitet: Se till att dokumenten är daterade och uppdaterade.

Styrande dokument bör vara reviderade de senaste 1–2. Arbetet behöver hållas levande.

 

Bedöma relevans: Dokumenten ska vara relevanta för tillbörlig aktsamhet och tydligt kopplade till leverantörens egen verksamhet eller leveranskedja – generiska dokument kräver uppföljning.

 

Verifiera att dokumenten styrker påståenden: Om leverantören exempelvis anger att de gör riskbedömningar, ska det finnas dokumentation som visar hur detta görs i praktiken.

 

Acceptera olika dokumentformat: Det kan vara policyer, instruktioner, mallar, rapporter, mejl, Excel- eller Wordfiler, PowerPoints, PDF:er, skärmdumpar, systemutskrifter eller foton. Det viktiga är att dokumenten är aktuella, relevanta och styrker leverantörens påståenden.

Intervjuer

Intervjuer

Intervjuerna ska främst ta sikte på leverantörens ansvariga för tillbörlig aktsamhet i den egna verksamheten och leveranskedjan. För att bedöma om samråd med rättighetshavare i leverantörens egen verksamhet sker på ett meningsfullt sätt kan det även vara relevant att ställa frågor om detta till arbetstagarrepresentanter, såsom fackliga företrädare eller skyddsombud. Tänk särskilt på att: 

Planera intervjuer i förväg: Säkerställ att rätt personer bokas in. Det bör alltid ingå ansvariga för hållbarhets- eller inköpsarbete kopplat till tillbörlig aktsamhet, men även HR-personal m.fl.

 

Skapa en trygg miljö: Förklara syftet med intervjun och hur informationen kommer att användas. Särskilt om arbetstagarrepresentanter, såsom fackliga företrädare eller skyddsombud, deltar är det viktigt att tydliggöra att de kan uttrycka sig fritt utan risk för negativa konsekvenser.

 

Ställ öppna och konkreta frågor: Undvik ja/nej-frågor. Fråga t.ex. "Kan du ge exempel på hur ni har involverat arbetstagare i riskbedömningar av arbetsmiljö och diskriminering?", "Vad ingår i era riskbedömningar för leveranskedjan?" eller "Hur följer ni upp åtgärdsplanerna för leveranskedjan?"

 

Bekräfta eller utmana dokumentationen: Använd intervjun för att förstå hur väl rutiner fungerar. Om ett dokument beskriver att samråd sker, fråga hur, när, med vilka och hur resultaten används.

 

Dokumentera svaren strukturerat: Skriv anteckningar under eller direkt efter intervjun, gärna utifrån en mall du tar fram innan. Spara anteckningarna separat från övriga revisionsdokument.

 

Avsätt tillräckligt med tid och bestäm format: Avsätt normalt 30–60 minuter per intervju. Vid flera deltagare – särskilt om det finns maktskillnader – kan separata samtal vara att föredra.

Stickprov

Stickprov 

Tillämpningen av policyer och processer granskas utifrån stickprov. Urvalet görs av upphandlande organisation och baseras på risken för negativ påverkan, volym och/eller omsättning.

 

Om leverantören har en process för att identifiera riskleverantörer/prioriterade inköpskategorier som möter kraven (se processkrav 2), ska denna godtas även om ett stickprov faller utanför prioriteringen. I sådana fall behöver du be den upphandlande organisation om ett nytt stickprov. För att säkerställa att detta omfattas av företagets prioritering bör beslutet fattas tillsammans med leverantören.

Mallar

Mallar 

Revisionen ska dokumenteras och för detta finns en kontorsrevisionsmall och en avvikelsehanteringsmall, att använda vid återrevisioner.

 

Mallarna är baserade på de sju processkraven i kontraktsvillkoret. I mallarna ska du: 

  • Bedöma efterlevnad av processkraven.

  • Notera om det finns risk för allvarliga avvikelser.

  • Föreslå förbättringsåtgärder baserade på denna vägledning.

 

Sist i mallarna ska leverantören upprätta en åtgärdsplan som ska godkännas av dig. I åtgärdsplanen ska leverantören ange:

  • Hur den avser att åtgärda avvikelsen

  • När avvikelsen senast ska vara åtgärdad

  • Den person hos leverantören som är ansvarig för att åtgärden blir genomförd

  • Så gör du en riskanalys
    Steg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik. Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.
Möjliggöra revision

Möjliggöra revision

Leverantören ska bekräfta att den kan ge tillträde till egna anläggningar för revision. Leverantören ska också ha kontraktsvillkor eller överenskommelser som ger både dem och den upphandlande organisationen rätt att genomföra revisioner hos deras förstaledsleverantörer.

Möjliggörandet av revision ska antecknas i revisionsmallarna, men frågan ingår inte i processkraven. 

Processkraven

Processkraven

För stöd i tolkningen av processkraven, se vägledningen till Leverantörens tillbörliga aktsamhet. Läs processkraven med juristögon—bedöm exakt det som står, varken mer eller mindre.

I vägledningen finns förslag på verifikat samt exempel på vad som uppfyller respektive inte uppfyller varje krav. Syftet är att möjliggöra en standardiserad bedömning. Vi har även samlat exemplen i en checklista för att underlätta för dig under revisionen. Ladda ner och skriv ut checklistan och använd den som stöd under revisionen. Ringa in rätt svar och anteckna direkt i checklistan vid behov.

  • Så gör du en riskanalys
    Steg 1: Kartlägg leveranskedjan Det första steget är att kartlägga leveranskedjan för att förstå dess struktur. Detta innebär att identifiera i vilka länder och om möjligt regioner arbetet utförs, särskilt om det sker i områden med höga risker. För vissa branscher, som livsmedel, textilier och IT, finns det mycket information, medan transparensen kan vara låg i andra branscher, som läkemedel. För att samla denna information kan ni fråga kategoriansvariga och leverantörer samt läsa revisionsrapporter eller marknadsanalyser. Du kan använda den mall som vi har tagit fram för leverantörer. Det är också viktigt att förstå vilken typ av arbete som utförs och av vilka aktörer. Är det en bransch med låga löner och farliga arbetsprocesser? Består arbetskraften av migrantarbetare eller säsongsarbetare? Är leveranskedjan komplex och saknar transparens? Den här informationen är avgörande för att kunna bedöma både geografiska risker, branschrisker och produktrisker. Steg 2: Samla information från trovärdiga och oberoende källor Efter att ha kartlagt ursprung och leveranskedja är nästa steg att samla information om mänskliga rättigheter, arbetstagares rättigheter, miljö och affärsetik i de länder där arbetet utförs, både för sluttillverkning, komponenttillverkning och råvaror. För detta bör du använda trovärdiga och oberoende källor som internationella organisationer, myndigheter, frivilligorganisationer och globala fackförbund. Källor Steg 3: Identifiera och bedöm negativ påverkan Det sista steget är att identifiera och bedöma negativ påverkan i leveranskedjan, baserat på den information som samlats i steg 1 och 2. Ofta identifieras flera risker och då behöver du prioritera dem utifrån sannolikhet och allvarlighet. Du bedömer allvarlighet utifrån den negativa påverkans vikt, omfattning och möjlighet att återställa (scale, scope and irremediability på engelska): Vikt avser allvaret i den negativa påverkan. Omfattning handlar om påverkans räckvidd, till exempel antalet individer som är eller kommer att påverkas, eller omfattningen av miljöskador. Möjlighet att återställa innebär eventuella begränsningar i förmågan att återställa de drabbade individerna eller miljön till en situation som motsvarar den före den negativa påverkan. Allvarlighet är inte ett absolut begrepp – det står i relation till annan negativ påverkan identifierad i det enskilda fallet. Ofta drabbas särskilt sårbara grupper av den allvarligaste påverkan. Därför bör du särskilt uppmärksamma dessa grupper. Om en potentiell påverkan på mänskliga rättigheter dessutom har låg sannolikhet men hög allvarlighet, blir allvarligheten avgörande. Detta innebär att om en negativ påverkan kan leda till förlust av människoliv bör den prioriteras även om den är mindre sannolik. Om du använder den mall som vi har tagit fram för leverantörer kan du dela riskanalysen med leverantörer, och på så sätt hjälpa dem.

​​​​​​​​​Checklistan ger vägledning men är inte heltäckande—det kan finnas fler exempel som uppfyller krav. Förutsättningarna kan också skilja sig åt mellan olika sektorer. Det viktigaste är att leverantörer inom samma ramavtal/inköpskategori bedöms konsekvent, i linje med likabehandlingsprincipen. Använd ditt professionella omdöme och kontakta den upphandlande organisationen vid tveksamheter.

  • Skriv en avvikelse per processkrav.

  • Håll bedömningarna korta.

  • Använd gärna formuleringarna i checklistan.

Ge alltid tydliga, konkreta förbättringsförslag, och hänvisa till vägledningen och dess mallar

Kvalitetskontroll

Kvalitetskontroll

För att säkerställa att avvikelserna är lätta att förstå för både upphandlande organisationer och leverantörer, samt för att avhjälpa stavfel och syftningsfel, ser vi gärna att ni använder AI-verktyg för att förbättra språket innan färdigställande. Ett enkelt sätt att kvalitetssäkra är att fråga: "Kan du förbättra och förkorta detta stycke?" Säkerställ att du inte skriver företagsnamnet i frågan. ​

Hållbar upphandlings logotyp

Blekinge – Dalarna – Gotland – Gävleborg – Halland - Jämtland Härjedalen – Jönköping - Kalmar – Kronoberg – Norrbotten – Skåne – 
Stockholm – Sörmland – Uppsala – Värmland – Västerbotten – Västernorrland – Västmanland - Västra Götaland - Örebro - Östergötland

bottom of page