top of page

Förbered upphandlingen

Här får ni hjälp med att avgöra om och när det är behövligt att ställa krav på hållbara leveranskedjor samt med att identifiera och bedöma negativ påverkan på människor och miljö i leveranskedjan. Ni får även hjälp med att kartlägga förutsättningarna i den aktuella branschen och planera för uppföljning.

Inledning

Inledning

Bra planering underlättar arbetet under hela upphandlingsprocessen. Se därför till att avsätta tid och resurser för att kartlägga och analysera behov, marknad och risker.

 

För kontraktsvillkoret om tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor handlar det här steget om att: 

Bedöma om det är behövligt att använda villkoret

Avgöra när villkoren ska användas 

Innan ni genomför en upphandling behöver ni bedöma om det är aktuellt att ställa kontraktsvillkoren för Tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor.

Om upphandlingen omfattar någon av regionernas prioriterade inköpskategorier har en behövlighetsbedömning redan gjorts på nationell nivå och villkoren ska alltid användas. 

 

Om arbetet inom ramen för kontraktet utförs under sådana förhållanden att svensk arbetsrätt inte är tillämplig, är ni i vissa fall skyldiga att kräva att leverantören fullgör kontraktet i enlighet med ILO:s kärnkonventioner – under förutsättning att detta är ”behövligt". 

Mall för behövlighetsbedömning för upphandlare och leverantörer.

Arbetsrättsliga villkor i upphandlingsreglerna

Internationella arbetsorganisationen (ILO) är FN:s expertorgan för sysselsättnings- och arbetslivsfrågor. Deras deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet förbinder medlemsstaterna att respektera och främja dessa principer och rättigheter, oavsett om de har ratificerat de så kallade kärnkonventionerna.

 

Kärnkonventionerna är tio till antalet och rör fem olika områden:

  • föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98)

  • tvångsarbete (ILO 29 och 105)

  • barnarbete (ILO 138 och 182)

  • diskriminering i anställning (ILO 100 och 111)

  • säker och hälsosam arbetsmiljö (ILO 155 och ILO 187).

I samband med upphandling behöver ni därför göra en så kallad behövlighetsbedömning. Bedömningen bör utgå från ett helhetsperspektiv och baseras på uppgifter om risker för oskäliga arbetsvillkor i den aktuella leveranskedjan. Det räcker alltså inte att titta på i vilket land sluttillverkningen sker. Produkter som tillverkas i Nordeuropa, där riskerna generellt är lägre, kräver ofta komponenter eller råvaror från länder med högre risker.

Behövlighetsbedömningen underlättas dock av att det räcker att det finns något som talar för att villkoren behöver ställas för att det ska vara behövligt att ställa dem. Detta innebär att det i princip alltid är behövligt att ställa villkoren när ni har en internationell leveranskedja.

Om ni behöver göra en behövlighetsbedömning för övriga kategorier kan ni använda nedan landriskanalys. 

  • Then you carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is performed and what type of actor in the chain performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the countries in question where the work is carried out, i.e. both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point di process requirement 2 )
Identifiera och bedöma negativ påvekan

Identifiera och bedöma negativ påverkan 

Att identifiera och bedöma negativ påverkan på människor och miljö är viktigt för att öka er förståelse för riskerna. Det är dessutom avgörande för att veta om det behövs något kompletterande krav, till exempel avseende ansvarsfullt utvunna mineraler, och för att fastställa vilka komponenter eller råvaror som är relevanta att inkludera i kravet på transparens i leveranskedjorna.

Transparens i leveranskedjorna

 

För att underlätta har Upphandlingsmyndigheten en riskanalystjänst. I tjänsten finns information om risker för ett antal högriskprodukter samt tips på hur ni kan hantera riskerna.

Om ni vill identifiera negativ påverkan i leveranskedjan på egen hand kan ni genomföra en egen riskanalys. Detta är en metod för att identifiera och bedöma risker och ger er information om riskerna i leveranskedjan för den aktuella varan eller tjänsten. 

  • Then you carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is performed and what type of actor in the chain performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the countries in question where the work is carried out, i.e. both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point di process requirement 2 )
Kartlägga förutsättningarna i branschen

Kartlägga förutsättningarna i branschen 

Förutsättningarna för att säkerställa hållbarhet i leveranskedjorna varierar mellan olika branscher. Strukturella problem som förekommer i en hel bransch, som brist på spårbarhet, kan göra arbetet mer komplext. I sådana situationer kan det vara bra om företag samverkar gemensamt inom branschen, till exempel genom branschinitiativ och märkningar. För därför gärna dialog med leverantörer om branschens utmaningar och kollektiva lösningar.

Tidig dialog

  • Then you carry out a risk analysis
    Step 1: Mapping the supply chain The first step in a risk analysis consists of mapping the supply chain to find out its structure. This includes identifying in which countries the work is carried out, and if possible also in which regions. This is particularly relevant if the work is carried out in any region known to have high risks. Within certain industries such as food, textiles and IT there is a lot of information. For other industries such as pharmaceuticals, however, transparency is low. To obtain this information, you can ask the category manager, the category councils, ask questions of suppliers, find out import data, read audit reports and market analyzes for specific industries. It is also important to identify what type of work is performed and what type of actor in the chain performs it. Is it, for example, an industry characterized by low wages and health-hazardous processes? Does the workforce consist of migrant workers or seasonal workers? Is the supply chain complex with many subcontractors and a lack of transparency? This type of information is important as both geographical risks, industry risks and product risks need to be taken into account. Step 2: Gather information from credible and independent sources Once you have mapped the origin and the supply chain, the next step is to gather information about the situation of human rights, workers' rights, the environment and business ethics in the countries in question where the work is carried out, i.e. both for final manufacturing, component manufacturing and raw materials. For this you need to turn to credible and independent sources such as international organizations, authorities, voluntary and civil society organizations and global trade unions. Sources Step 3: Identify and assess negative impacts The last step involves assessing the actual and potential negative impact the supply chain is associated with, based on the information that has been compiled in steps 1 and 2. This is to be able to determine which concrete measures need to be taken to manage the risks. Often several risks have been identified and to prioritize them you need to make a seriousness assessment. The most significant risks are prioritized based on probability and seriousness ( read more under point di process requirement 2 )
Planera för uppföjning

Planera för uppföljning 

Enligt kontraktsvillkoret ska leverantören delta i och samarbeta med er i uppföljningen av åtagandena och processen för tillbörlig aktsamhet, genom dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision.

Genomföra uppföljning

Tänk på att redan under förberedelsefasen planera för hur kontraktsvillkoret ska följas upp, även om detaljerna sätts senare. I detta skede omfattar planeringen att säkerställa att ni har de resurser och den kompetens som krävs för att genomföra uppföljningen.

 

Inköpskategorier som regionerna har bedömt har särskilt höga risker för människor och miljö följs upp i en gemensam process som leds av Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling.  Resultaten från uppföljningen publiceras på kansliets hemsida.

När ni planerar uppföljningen av en leverantör kan vara av värde att se över resultaten från tidigare uppföljningar. Det kan också spara tid att kontakta Regionernas Kansli för Hållbar Upphandling för att få information om vilka leverantörer som kommer att följas upp på under kommande året.

 

Adda Inköpscentral har ramavtal för revisioner som upphandlande organisationer kan använda. 

 

Adda Inköpscentrals ramavtal Gransknings- och rådgivningstjänster

bottom of page